Um processo seguro desde o primeiro rack até o último certificado.

4 motivos pelos quais nosso processo é 100% seguro

Na Big Data Supply, desativar um data center significa remover a infraestrutura de TI de uma instalação em operação de forma estruturada, segura e documentada. Isso inclui servidores, armazenamento, equipamentos de rede, os próprios racks e tudo o que os suporta. A maioria dos projetos que vemos na região de Los Angeles se enquadra em uma de duas situações, e é importante diferenciá-las porque o trabalho é diferente.

1. Renovação e atualização de equipamentos

O motivo mais comum pelo qual as empresas nos procuram é a necessidade de uma atualização. O hardware está obsoleto, sistemas mais novos e eficientes estão sendo implementados e os equipamentos antigos precisam ser removidos para liberar espaço. Mesmo quando esse é um ciclo rotineiro que a equipe de TI já realizou antes, ainda exige coordenação, manuseio cuidadoso dos ativos que podem conter dados e um planejamento para a realocação de tudo. Essa é a parte que as organizações tendem a terceirizar, pois realizá-la internamente desvia a equipe das atividades de migração que realmente importam para elas.

2. Desativação total do site

A outra situação é o encerramento completo, e há um número considerável deles ocorrendo em Los Angeles neste momento, à medida que as empresas migram suas cargas de trabalho para colocation ou para a nuvem e abrem mão de suas salas próprias. Um desligamento é um trabalho muito maior do que simplesmente desconectar o hardware. Geralmente envolve grandes volumes de equipamentos, cabeamento estruturado, equipamentos de energia e sistemas de suporte, além de requisitos de conformidade, destruição segura de dados e um plano logístico complexo. Na Califórnia, além das federais, também existem normas estaduais e locais a serem seguidas, portanto, o descarte e a reciclagem precisam ser gerenciados por alguém que as conheça. Essa combinação é o motivo pelo qual as empresas nos contratam em vez de tentarem executar um desligamento como um projeto paralelo.

As pessoas usam os dois termos quase como sinônimos, mas eles não são exatamente a mesma coisa. O descomissionamento de um data center se refere à parte física do trabalho: a remoção planejada do hardware das instalações, o inventário, a desconexão e o transporte. O descarte de ativos de TI, ou ITAD, é o programa mais abrangente que decide o que acontece com cada ativo após sua remoção, ou seja, a destruição dos dados, a revenda e recuperação de valor, e a reciclagem certificada do que restar. A Big Data Supply oferece ambos em um único serviço. Assim, a mesma empresa que remove o rack também apaga ou destrói os discos rígidos, revende os equipamentos que podem ser revendidos e recicla o restante, e você recebe um único conjunto de documentos que abrange tudo.

Um processo de desativação bem-sucedido começa com um procedimento seguro e documentado. Retirar equipamentos de serviço não se resume a desconectá-los e liberar espaço. Se o trabalho for malfeito, as informações armazenadas em servidores, discos rígidos e outros dispositivos de armazenamento podem vazar, e para uma empresa na Califórnia, isso pode se tornar um incidente passível de notificação sob a lei estadual de privacidade. Empresas que lidam com dados financeiros, de saúde, educacionais ou governamentais estão ainda mais expostas. Por isso, seguimos um processo estruturado que protege os dados, mantém um registro claro de responsabilidade e atende a todas as obrigações de conformidade que você precisa cumprir. Os quatro pontos abaixo são os mais importantes.

1. Faça backup do que é importante antes de remover qualquer coisa.

Antes que qualquer dispositivo seja apagado, destruído ou descartado, os dados que a empresa ainda precisa devem ser preservados. Recomendamos aos nossos clientes que façam backups seguros de tudo o que for necessário, pois, uma vez que um disco rígido passa por um processo de apagamento certificado ou é destruído, não há como recuperá-lo. Em alguns casos, esses backups também servem a propósitos legais ou de auditoria posteriores, já que documentam o que estava armazenado no equipamento no momento em que foi desativado.

2. Mantenha um registro completo de todos os seus ativos.

Uma trilha de auditoria sólida é um dos fatores que diferencia um trabalho profissional de um amador. Mantemos um registro centralizado de cada ativo desativado, incluindo detalhes do equipamento, como foi manuseado, datas de serviço e seu destino final. Esse registro permite rastrear cada item desde o momento em que sai de suas instalações até a destruição, reciclagem ou revenda. É por isso que cada projeto que executamos inclui um manifesto de ativos e, para qualquer item com dados, um certificado de destruição e um registro de cadeia de custódia.

3. Lidar com acesso e credenciais

O controle de acesso é facilmente esquecido após a desativação do hardware, e isso representa uma lacuna importante. Antes de o equipamento ser desativado, as contas, permissões e autenticações vinculadas a esses sistemas devem ser revisadas. Oferecemos suporte a um fluxo de trabalho que remove IDs de usuário antigos, revoga credenciais desnecessárias e reduz a probabilidade de um sistema desativado ou um login obsoleto se tornar uma porta de entrada para a rede após a desativação do equipamento.

4. Atenda aos requisitos de conformidade que se aplicam a você.

A conformidade impulsiona muitos desses projetos. Dependendo do seu setor, os padrões relevantes podem ser NIST, PCI DSS, HIPAA, FERPA ou FISMA, e para empresas da Califórnia, o CCPA e o CPRA são a base de tudo isso. Muitos desses programas exigem um rastreamento detalhado dos ativos durante todo o ciclo de vida do equipamento, desde a compra e uso até a destruição e destinação final. Um processo de desativação de data center em Los Angeles executado corretamente proporciona esse rastreamento, o que reduz o risco e facilita muito a defesa em caso de necessidade.

As pessoas sempre nos perguntam que tipo de comprovação recebem ao final do projeto, então aqui está a resposta clara. Para cada projeto em Los Angeles que envolva dispositivos com dados armazenados, produzimos um conjunto de registros elaborados para resistir a uma auditoria. Isso inclui um manifesto de ativos detalhado com cada ativo e seu número de série, um certificado de destruição para cada unidade ou dispositivo de armazenamento que apagamos ou destruímos fisicamente e um registro de cadeia de custódia que rastreia como o equipamento se moveu desde sua empresa até o transporte, processamento e destinação final. O certificado indica o método utilizado para cada tipo de ativo, seja apagamento lógico em conformidade com a norma NIST 800-88 ou trituração física. Se sua equipe de compliance ou jurídica quiser ver o formato antes de fechar o negócio, podemos enviar amostras com informações confidenciais ocultadas dos três documentos para que não haja surpresas.

Não existe um preço fixo, e qualquer pessoa que apresente um orçamento sem antes visitar o local está apenas fazendo uma estimativa. O custo do descomissionamento de um data center no mercado do sul da Califórnia — que abrange os condados de Los Angeles, Orange, Riverside, San Bernardino e Ventura, incluindo grandes cidades como Los Angeles, Long Beach, Anaheim, Santa Ana e Riverside — varia de acordo com diversos fatores: a quantidade de racks e ativos a serem removidos, a quantidade de discos rígidos com dados que precisam ser apagados ou destruídos e qual o método utilizado, se o serviço exige mão de obra e transporte no local ou se é possível organizar a coleta, as taxas de descarte de materiais sem valor de revenda e a documentação e o seguro necessários para o projeto. Um arranha-céu no centro da cidade, com elevador de carga exclusivo e escolta de segurança, custa mais para operar do que uma sala no térreo com doca de carga, portanto, a localização também é importante.

O que surpreende as pessoas é que, geralmente, o equipamento tem valor que compensa esse custo. Em muitos projetos, a recompra de servidores, equipamentos de armazenamento e de rede revendáveis ​​compensa parte ou todo o custo de remoção. Já em projetos com hardware mais novo ou em alta demanda, o valor recuperado pode superar o custo do serviço. É por isso que avaliamos o equipamento individualmente, em vez de tratá-lo como sucata. Fornecemos orçamentos gratuitos, geralmente dentro de um a dois dias úteis após recebermos sua lista de equipamentos. O orçamento apresenta o custo de remoção e o valor esperado de recompra lado a lado, para que você possa visualizar o resultado final.

Depende principalmente do tamanho do projeto e do edifício. Uma pequena atualização de alguns racks, prontos para retirada, pode ser feita em poucos dias após a aprovação do plano. Uma paralisação completa do local, com a necessidade de desligar a energia e o sistema de refrigeração, coordenar o frete e levar em consideração os horários de funcionamento dos elevadores do data center, geralmente leva algumas semanas desde a aprovação até a documentação final. Quando enviamos o orçamento, também enviamos um cronograma com datas, para que você não precise ficar na dúvida sobre quando a sala estará livre e quando os certificados chegarão.

Como o que geralmente atrasa o descomissionamento é a incerteza sobre os próximos passos, apresentamos aqui a sequência e o cronograma para o seu planejamento. Os números exatos variam de acordo com o tamanho do projeto e a localização, portanto, considere-os como faixas de valores típicas. Forneceremos as datas reais do seu projeto por escrito.

1. Você nos envia uma lista de equipamentos ou nós o ajudamos a criar uma a partir do nosso modelo. Normalmente, o orçamento é enviado em um ou dois dias úteis.
2. Definimos o plano de destinação para cada categoria de ativo, ou seja, o que será revendido, o que será redistribuido e o que será reciclado ou destruído, e confirmamos quaisquer requisitos de conformidade aplicáveis.
3. Agendamos a coleta ou o frete, geralmente dentro de três a cinco dias úteis após a aprovação do plano, e no mercado de Los Angeles consideramos o tempo necessário para reservar uma doca ou um elevador de carga e para levar em conta os períodos de maior movimento.
4. Os equipamentos são removidos, recolhidos, inventariados e testados, e os dispositivos que armazenam dados são higienizados ou destruídos de acordo com o padrão que acordamos.
5. O pagamento pelos ativos elegíveis é efetuado após o recebimento, inventário e teste dos equipamentos, e a entrega do pacote de documentação contendo os certificados e o registro da cadeia de custódia.

Um plano de desativação é o roteiro para a remoção segura e organizada da infraestrutura obsoleta. Os data centers operam sob constante pressão de espaço, energia e refrigeração, portanto, ter um plano para a remoção dos equipamentos é essencial para a boa gestão da instalação, e não uma reflexão tardia. Um bom plano permite tomar decisões assertivas sobre cada ativo, em vez de tratá-los todos da mesma forma. Com um plano em vigor, ajudamos organizações da região de Los Angeles a recuperar valor, liberar o espaço físico pelo qual estão pagando e garantir que os equipamentos sejam manuseados com segurança e em conformidade com as normas ambientais do estado.

Por que o plano vale o esforço?

Um bom planejamento permite que você recupere mais valor dos equipamentos obsoletos e reduza os riscos durante a operação. Nosso foco para os clientes está em três pontos principais.

1. Escolha o caminho de destinação correto para cada ativo.

Nem tudo deve ser tratado da mesma forma. Alguns ativos valem a pena revender, outros podem ser reutilizados em outra área da sua organização e alguns precisam ser encaminhados diretamente para reciclagem certificada. Analisamos os equipamentos e recomendamos a próxima etapa mais adequada com base em sua condição, idade, valor de mercado e quaisquer exigências de conformidade. Como regra geral, equipamentos mais novos e bem conservados valem a pena serem revendidos, lotes mistos e sistemas de armazenamento corporativo geralmente se beneficiam mais com a recompra, para que você obtenha valor e destruição documentada de uma só vez, e qualquer equipamento com discos rígidos deve ser descartado de forma segura, em vez de em um mercado para consumidores como o eBay ou em um leilão. Faremos um planejamento detalhado com base no seu inventário real, para que você não precise adivinhar.

2. Libere o espaço que você está pagando.

Um dos principais objetivos do descomissionamento é remover os equipamentos antigos ou substituídos de forma eficiente, para que os novos sistemas possam ser instalados sem demora. No mercado de Los Angeles, onde o espaço de colocation e o metro quadrado no centro da cidade não são baratos, um rack vazio pelo qual você ainda está pagando representa dinheiro sem retorno. Um planejamento detalhado garante que o hardware antigo seja removido sem problemas e que o espaço esteja pronto para o que vier a seguir.

3. Lide com o descarte de forma responsável.

Uma empresa de desativação de data centers de verdade em Los Angeles precisa fazer mais do que simplesmente remover o hardware. Priorizamos o manuseio seguro, a reciclagem responsável e o processamento que evita que o material vá para aterros sanitários, para que você possa atender aos seus próprios padrões internos e aos compromissos de sustentabilidade que muitas empresas da Califórnia tornaram públicos.

Como elaboramos o plano

Antes de qualquer remoção, elaboramos um plano personalizado para sua infraestrutura, seu cronograma, suas necessidades de conformidade e o perfil dos ativos. Um plano viável abrange a remoção, o transporte, as oportunidades de revenda, a reciclagem e a destinação final. Sem um plano, o descomissionamento tende a se tornar desorganizado, lento e arriscado rapidamente. Um plano feito sob medida para o seu local proporciona uma transição mais tranquila, um rastreamento de ativos mais preciso e um projeto que de fato termina dentro do prazo.

Para onde vão parar os ativos aposentados

Uma parte importante do plano é decidir o melhor destino para cada ativo desativado. Avaliamos os equipamentos para determinar o que ainda tem valor de revenda, o que pode ser reutilizado internamente e o que deve ser encaminhado para reciclagem certificada. Em muitos projetos, os equipamentos mais novos e bem conservados são reaproveitados ou vendidos para recuperar valor, enquanto os equipamentos mais antigos, as peças de baixo valor e os materiais descartáveis, como cabos e dutos, são destinados à reciclagem responsável. Analisar ativo por ativo é a maneira de recuperar o máximo possível, mantendo tudo seguro e em conformidade com as normas de manuseio da Califórnia.

Realizamos o descomissionamento por meio de um conjunto de fases bem definidas, que visam proteger os dados, manter o projeto em conformidade e garantir sua organização do primeiro ao último dia. Cada local é um pouco diferente, mas a maioria dos projetos segue um de dois caminhos, dependendo se o objetivo é a modernização de equipamentos ou o fechamento completo da instalação.

Fases para uma renovação de equipamentos

Quando sistemas mais novos substituem os mais antigos, trabalhamos através de uma sequência controlada que minimiza o tempo de inatividade.

1. Elabore a estratégia de migração. Antes da remoção do hardware antigo, é necessário haver um plano sobre o que será substituído, para onde as cargas de trabalho e os dados serão direcionados e quando tudo isso acontecerá, e essa informação deve ser comunicada às equipes que serão afetadas.
2. Conclua a migração. Após a aprovação do plano, os dados e as cargas de trabalho são migrados para o ambiente de substituição. Essa etapa exige cuidado para garantir a continuidade dos negócios e evitar a perda de dados importantes. Em alguns casos, os registros da migração são mantidos para fins de controle interno e conformidade.
3. Elabore o plano de desativação. Com a migração concluída, elaboramos o plano detalhado para os equipamentos desativados, definindo se cada ativo será redistribuído, revendido, reciclado ou destruído com segurança.
4. Realizar o descomissionamento físico. Agora, o equipamento é retirado. Ele é desativado, rastreado, manuseado com segurança e processado de acordo com o fluxo de trabalho que havíamos acordado. Esta é a etapa que a maioria das pessoas imagina quando pensa em desativação.
5. Revise e confirme. Ao final, revisamos o cronograma, confirmamos as tarefas concluídas e verificamos se cada etapa foi executada conforme o planejado. Essa revisão documenta o resultado e facilita o próximo projeto.

Fases para o encerramento total de uma instalação

Quando uma unidade inteira é fechada, o escopo se torna mais amplo e complexo. Planejamos a infraestrutura, a conformidade e a remoção dos ativos simultaneamente.

1. Faça um inventário de tudo. A primeira tarefa é documentar todos os equipamentos e infraestrutura do prédio. Classificar os ativos por tipo facilita o planejamento da remoção, a identificação de oportunidades de revenda e a sinalização de qualquer item que necessite de cuidados especiais.
2. Planeje e finalize a migração. Antes que os sistemas fiquem offline, os dados essenciais precisam ser migrados para novos ambientes de produção, plataformas de backup ou armazenamento de longo prazo. Uma migração estruturada protege as informações críticas para os negócios e reduz o risco durante a paralisação.
3. Remova a engrenagem motorizada. Se o local possuir geradores ou energia de reserva, estes necessitam de um plano de remoção específico. Incorporamos os geradores de emergência e equipamentos relacionados à sequência de remoção, garantindo que sejam desconectados e retirados com segurança.
4. Remova o sistema de refrigeração e o HVAC. O resfriamento é uma parte fundamental de qualquer parada programada. Esta fase pode incluir as unidades de climatização (HVAC), os sistemas de refrigeração, os chillers e as peças de suporte, e cada item é verificado em relação ao inventário para garantir que nada seja esquecido.
5. Remova os servidores e a infraestrutura de TI principal. Assim que as dependências forem resolvidas, os servidores e os principais ativos de TI são removidos conforme o planejado. Isso geralmente inclui os racks, o armazenamento, o hardware de rede e tudo o que estiver conectado a eles. Na Califórnia, é nessa etapa que também se leva em consideração a ancoragem e o reforço sísmico dos racks, já que muitas salas comerciais são fixadas ao solo para resistir a terremotos.
6. Execute o plano completo. Nessa etapa, executamos o restante do projeto de acordo com o cronograma estabelecido, trabalhando em uma ordem controlada para que a segurança, a conformidade e a autorização do local sejam mantidas em conjunto.
7. Revisão final e documentação. A última fase consiste em uma revisão completa do trabalho finalizado, confirmando o que foi removido, como cada ativo foi gerenciado e se os marcos foram atingidos. O relatório auxilia na conformidade, auditoria e encerramento interno do projeto.

Se você está comparando fornecedores, aqui está uma breve lista de verificação que diferencia um parceiro de desativação de data centers de verdade no sul da Califórnia — seja você operando no Condado de Los Angeles, no Condado de Orange ou em grandes polos tecnológicos como Long Beach, Anaheim e Riverside — de um simples transportador com um caminhão. Procure por certificações reconhecidas, como R2v3, RIOS, e-Stewards ou NAID AAA, pois isso garante a conformidade com as normas de manuseio da Califórnia. Confirme se a empresa pode realmente ir até o seu local, em vez de apenas aceitar entregas, já que o frete em Los Angeles é caro e demorado. Pergunte exatamente como eles destroem os dados e qual comprovação você receberá, e certifique-se de que a resposta inclua um certificado de destruição com números de série, um registro de cadeia de custódia e um manifesto de ativos. Pergunte se eles recompram ou revendem os equipamentos, pois essa compensação representa um retorno financeiro real. Verifique se eles possuem seguro durante o transporte. E procure por um histórico independente que você possa verificar, como um perfil no Better Business Bureau ou um histórico em marketplaces públicos, em vez de apenas depoimentos no próprio site da empresa. A Big Data Supply foi criada para atender a todos os itens dessa lista, e esse é um dos principais motivos pelos quais empresas da região de Los Angeles nos procuram.

A vida útil de um data center geralmente é muito menor do que a do prédio em que ele está localizado. Em muitos casos, uma instalação é construída para funcionar bem por algo em torno de 15 a 20 anos, embora partes da estrutura possam permanecer utilizáveis ​​por muito mais tempo. A estrutura de aço, o revestimento e os painéis externos podem durar décadas, às vezes 50 a 60 anos ou mais. O prédio, porém, raramente é o fator limitante. Os sistemas internos, ou seja, os servidores, o armazenamento, a rede e os equipamentos elétricos e mecânicos que os mantêm funcionando, envelhecem muito mais rápido do que as paredes ao redor.

A maior parte dos equipamentos de TI em uma sala de TI é atualizada em ciclos muito mais curtos, geralmente a cada três ou quatro anos, para acompanhar o desempenho e a eficiência necessários para o negócio. Com o tempo, o envelhecimento dos sistemas de energia, da refrigeração e do hardware torna a manutenção da sala mais cara e menos prática. Quando uma empresa na região de Los Angeles chega a esse ponto, ela contata a Big Data Supply para gerenciar a transição, seja desativando os equipamentos obsoletos, liberando espaço para uma modernização ou fechando a sala definitivamente. Como somos uma empresa local, certificada pela R2v3 e RIOS, podemos lidar com a remoção, a segurança dos dados, a recuperação de ativos, a reciclagem e a destinação final de forma a garantir a conformidade com as normas da Califórnia e o máximo retorno possível pelo investimento em equipamentos.