Criar um orçamento de TI sempre foi desafiador, mas sem dúvida agora é ainda mais desafiador no mundo pós-pandemia, quando a migração para a nuvem, o trabalho remoto, a transmissão ao vivo e a segurança cibernética estão mudando para serem necessidades e devem ser cuidadosamente considerados como prioridades.
Por outro lado, ainda precisaremos alocar um orçamento para as operações diárias de TI e crescimento, bem como preparar sua infraestrutura para o futuro, tornando todo o processo ainda mais desafiador.
Então, e 2024? Onde você deve concentrar seus gastos com TI no ano em que o mundo continua se recuperando da pandemia de COVID-19 com a recessão iminente? Qual é a melhor abordagem para garantir uma tomada de decisão eficaz?
Neste guia, discutiremos tudo o que você precisa saber sobre o orçamento de TI em 2024 para garantir um processo orçamentário ideal e, ao mesmo tempo, evitar erros orçamentários comuns.
Ao final deste guia, você terá aprendido sobre:
E mais.
Sem mais delongas, vamos começar este guia imediatamente:
O orçamento de TI refere-se ao processo de uma empresa criar um plano de como vai gastar seu orçamento em itens relacionados a TI (infraestrutura de TI, funcionários, suprimentos, etc.) O termo “orçamento" refere-se ao documento escrito que contém o plano de gastos.
O principal objetivo do orçamento é controlar nossos gastos. A maioria das empresas, se não todas, deve sempre lidar com recursos limitados, e um orçamento adequado garante que o departamento de TI sempre tenha dinheiro suficiente para atingir seus objetivos.
O orçamento permite que o negócio (e, neste caso, o departamento de TI) priorize seus gastos e concentre seus recursos nas coisas mais importantes que podem ajudar o negócio a alcançar sucesso e crescimento. Ao mesmo tempo, evita gastos excessivos com itens que não são realmente importantes para o departamento de TI.
Antes de iniciarmos o processo orçamentário, é importante considerar o seguinte:
1. Criando um plano mestre de TI atualizado
Está muito importante ter um plano mestre de TI atualizado e abrangente como base de toda a estratégia de TI de sua empresa.
O plano mestre de TI deve detalhar o estado atual de seu ambiente de TI e seu plano de TI de nível estratégico pelo menos para os próximos dois anos. Normalmente, o plano mestre contém um cronograma geral para futuras melhorias e correções, juntamente com o orçamento necessário.
Se sua empresa possui um plano diretor, mas é relativamente antigo (feito antes da pandemia), considere atualizá-lo ou criar um novo plano considerando:
2. Ciclo de vida dos equipamentos de TI
É crucial entender com precisão quais ativos e plataformas de TI requerem atualização ou atualização e quais devem ser retirados. Além disso, considere como executar a migração ao atualizar ativos mais antigos.
Crie cuidadosamente uma lista de quais ativos precisam ser atualizados ou atualizados e priorize essas iniciativas ao estimar seu orçamento.
3. Identificar ameaças
Um dos erros mais comuns cometidos pelos departamentos de TI ao fazer o orçamento é não conhecer e entender as ameaças iminentes ao ambiente de TI, enquanto uma parte significativa do seu orçamento rede de apoio social ser alocado para proteger sua empresa dessas ameaças.
Crie uma lista de possíveis ameaças de segurança e priorize-as das mais perigosas e crie Planos de Resposta a Incidentes (IRPs) para essas ameaças.
Em seguida, faça um orçamento para resolver pelo menos as cinco principais ameaças.
Certifique-se de considerar as práticas recomendadas de segurança cibernética ao considerar ameaças comuns, como violação de dados, malware, ransomware, DDoS e outros antes de estimar seu orçamento.
4. Novas tendências tecnológicas
Sua infraestrutura e soluções atuais estão atualizadas o suficiente de acordo com as tendências tecnológicas mais recentes?
A infraestrutura desatualizada pode prejudicar sua produtividade e/ou colocar seu sistema e rede em risco. Considere tecnologias e soluções mais recentes e reserve um tempo para avaliar em qual delas você deve investir e obtenha estimativas de custo precisas para incluir em seu orçamento.
5. Não se esqueça de incluir os custos de RH
Avalie sua necessidade de talento e certifique-se de incluir um orçamento adequado para os salários de sua equipe de TI. Você também pode considerar a terceirização de funções e responsabilidades menos críticas para minimizar os custos gerais.
Dependendo do tamanho do seu negócio e do seu orçamento disponível, você também pode considerar orçar os serviços de consultores qualificados, por exemplo, para ajudar na segurança cibernética e na contratação.
6. Considere os custos de migração
Ao estimar e planejar seu orçamento, certifique-se de estimar o custo real para migrar e integrar a nova tecnologia (ou seja, migração para a nuvem, treinamento obrigatório para novas soluções, etc.) Para cada solução, estime também a largura de banda de internet necessária, capacidade de armazenamento e exigência de redundância.
Na prática, as operações diárias de TI podem envolver tantos elementos e variáveis diferentes, portanto, estimar seu orçamento para incluir todos esses elementos pode ser muito desafiador na prática.
Sem mencionar que, mesmo que você tenha estabelecido seu orçamento com sucesso, acompanhar suas despesas em todas essas diferentes variáveis representará outro desafio.
Dito isso, podemos dividir o orçamento de TI em três categorias diferentes para facilitar as coisas:
Abaixo, vamos discuti-los com uma abordagem mais aprofundada, um por um.
Orçamento para suas operações diárias de TI. A principal preocupação de desenvolver o corrida O orçamento de TI é garantir que seus ativos de TI estejam seguros e, ao mesmo tempo, otimizar a produtividade. É também por isso que o orçamento de execução também é conhecido como orçamento MOOSE (manter e operar a organização, sistemas e equipamentos).
Os elementos de despesas comuns incluídos no orçamento executado são:
Embora não seja imutável, a maioria das empresas gasta cerca de 50% a 60% do orçamento total de TI no orçamento Run.
No entanto, uma consideração importante ao planejar seu orçamento de TI em 2024 é que a pandemia global aumentou o custo geral para operar e garantir ativos de TI, especialmente devido ao aumento das ameaças à segurança cibernética e aos requisitos de infraestrutura da condição WFA. Espere um aumento de até 25% no custo das operações de TI ao planejar seu orçamento de execução para 2024 e seguintes.
O Grow Budget deve cobrir os custos para dimensionar os ativos de TI, a infraestrutura e a equipe que você já possui para expandir ainda mais seus negócios.
Os elementos comuns de despesas incluídos no Grow Budget são:
Uma tendência importante nos últimos anos é que as empresas invistam mais em computação em nuvem e armazenamento em nuvem, pois permite um orçamento de crescimento mais flexível. Com uma infraestrutura de nuvem, é muito mais barato comprar mais armazenamento ou poder de computação do que com a adição de novos SSDs físicos ou novas CPUs. Isso permite que as empresas cresçam no ritmo desejado e, quando a necessidade de crescimento rápido surgir, não exigirá investimentos muito grandes.
Tenha em mente que, na maioria dos casos, investir mais em Aumentar Orçamento também significa que você precisa aumentar o Orçamento de Execução. Se o Grow Budget for essencialmente para aumentar a capacidade, você precisará de um Run Budget para lidar com o aumento da capacidade.
Por exemplo, se você planeja receber 50% dos clientes por semana, precisará de ativos de TI, infraestrutura e membros da equipe que possam lidar com esse crescimento. Certifique-se de considerar os dois tipos de orçamento ao desenvolver iniciativas para expandir seus negócios.
O Transform Budget é, como o nome sugere, o custo necessário para financiar iniciativas de negócios que permitem fazer negócios de diferentes maneiras.
Essa descrição pode parecer vaga, mas, por exemplo, se sua empresa no momento não vende nada on-line, investir em iniciativas de comércio eletrônico deve fazer parte de seus custos de transformação.
As despesas comuns no Transform Budget podem incluir:
Novamente, quando uma nova solução for implementada com sucesso, você precisará alocar um orçamento para operá-la (aumento no Run Budget) e, se possível, dimensioná-la (aumento no Grow budget).
Outro desafio comum ao desenvolver novas iniciativas é que sua equipe de TI existente pode não ter o conhecimento necessário ou o tempo para trabalhar nas novas iniciativas. Nesses casos, pode ser necessário contratar novos funcionários ou terceirizar a iniciativa de transformação para especialistas externos, o que se traduzirá em custos adicionais.
Existem muitas maneiras diferentes de abordar o orçamento de TI, que deve ser exclusivo para cada organização.
No entanto, abaixo compartilharemos as melhores práticas que você pode usar para planejar e executar com sucesso seu orçamento de TI:
Quem deve estar envolvido no processo orçamentário de TI?
Em poucas palavras, todos com autoridade orçamentária devem participar. Líderes e partes interessadas da equipe de TI são os participantes óbvios, mas você também pode precisar envolver membros de outros departamentos com base em suas necessidades de TI. Os departamentos de marketing e vendas, por exemplo, geralmente têm mais necessidades de TI do que os departamentos de RH ou financeiro.
Se houver algum comitê diretivo de avaliação de risco em sua empresa, ele também deve estar envolvido no processo orçamentário de TI.
Responsabilidades e preparação
As pessoas com autoridade orçamentária que serão envolvidas no processo orçamentário devem fazer a preparação necessária para:
Por outro lado, se sua equipe envolver um comitê gestor de avaliação de riscos, eles devem preparar:
As despesas potenciais para lidar com esses riscos devem ser consideradas ao planejar o orçamento, por isso é importante desenvolver propostas de planos de tratamento de riscos o mais cedo possível.
Decidindo quando você deve começar a orçar e planejar pode ser complicado.
Por um lado, você não gostaria de começar muito cedo, pois provavelmente precisará alterá-lo e revisá-lo ao longo do caminho. Por outro lado, você não gostaria de esperar muito, pois pode não ter tempo suficiente para se preparar e garantir o cumprimento do orçamento.
Como regra geral, você deve começar a orçar com preços específicos de três a seis meses antes do início da atividade real.
Você pode, no entanto, envolver os participantes mais cedo para discutir as possíveis necessidades de TI, mas pode ir com calma e não precisa estimar preços específicos até mais tarde.
Para garantir uma estimativa de orçamento precisa e eficaz, é crucial incluir muita comunicação entre os participantes e o departamento de TI.
Essas sessões de comunicação não apenas devem envolver todos os participantes da equipe de planejamento, mas também é recomendável envolver pelo menos um executivo de nível C e chefes de departamento importantes que precisam de suporte de tecnologia. Essas partes devem analisar as necessidades de cada participante enquanto dão feedback uns aos outros.
Em todos os momentos, o departamento de TI deve estar pronto para atender às necessidades de outros departamentos, fornecendo requisitos técnicos específicos e estimativas de preços durante essas sessões de alinhamento.
Outro elemento importante que costuma ser negligenciado ao planejar um orçamento de TI é maximizar o valor de equipamentos de TI mais antigos e não utilizados, especialmente se você planeja atualizar ou substituir esses ativos de TI mais antigos em 2024.
Ao substituir seus ativos de TI mais antigos, você deve considerar duas coisas:
Com isso dito, existem três opções básicas sobre como maximizar o valor dos equipamentos de TI usados, garantindo a segurança e a integridade dos dados:
Para maximizar o valor de seus ativos de TI usados, você pode aproveitar a ajuda de empresas de descomissionamento de TI como Big Data Supply Inc.
Big Data Supply Inc. é uma empresa de reciclagem de eletrônicos com certificação R2v3 e RIOS que:
Frequentemente, o desafio mais importante no orçamento é obter preços precisos para cada despesa.
Preços precisos raramente estão disponíveis on-line e, embora você possa solicitar cotações de fornecedores, pode não obter as informações com rapidez suficiente, pois eles podem não priorizar sua solicitação se você não estiver comprando ativamente deles.
Outro erro comum é usar os custos de valor agregado que você obtém dos vendedores como itens de linha em seu orçamento – o que nem sempre é um custo verdadeiro e preciso, pois não leva em consideração o custo de implementação e operação da iniciativa de TI. O custo de aquisição de um ativo de TI sozinho nem sempre é o custo real.
Na maioria dos casos, normalmente, é melhor perguntar a outras empresas que você conhece ou a um MSP (Provedor de Serviços Gerenciados) sobre o custo real de determinados itens. Outra opção viável é contratar um consultor experiente para fazer a pesquisa de preços precisos.
Ficar dentro do orçamento: acompanhar as despesas reais
Garantir que suas despesas reais estejam de acordo com o orçamento acordado também pode ser um desafio na prática, e você precisará acompanhar os custos e despesas de TI durante todo o ano.
Aqui estão algumas dicas:
Planejar um orçamento de TI e garantir que você esteja no caminho certo para esse orçamento pode ser um desafio na prática, especialmente se você não evitar os erros comuns de orçamento de TI abaixo:
Ataques de cibersegurança recebidos precisarão custar-lhe. Portanto, se você não planejar seu orçamento para lidar com esses riscos de segurança, até mesmo um único ataque bem-sucedido pode arruinar todo o seu orçamento.
A dívida técnica é o custo incorrido ao corrigir os ativos de TI usados atualmente em seu ambiente que precisam ser substituídos. Se você não abordar a possível dívida técnica ao planejar seu orçamento, isso pode ser um problema no futuro.
Avalie as possibilidades de:
Você precisará arcar com taxas relacionadas e cobranças adicionais além do custo de aquisição de uma solução. Além disso, faça um orçamento para o custo de gerenciamento e manutenção contínuos.
Infelizmente, pode levar semanas para obter cotações precisas e acionáveis de seus fornecedores, por isso é importante permitir uma quantidade adequada de tempo ao estimar seus preços. Não confie em taxas previamente cotadas, pois os preços podem mudar drasticamente, mesmo em questão de semanas, se não dias.
Embora o orçamento de TI em 2024 possa ser um processo muito desafiador, as dicas acionáveis que compartilhamos acima devem fornecer uma base sólida para garantir um orçamento de TI devidamente alinhado com seu plano mestre de TI.
Certifique-se de envolver os participantes certos quando começar a planejar seu orçamento – envolva todos com autoridade orçamentária – e mantenha a comunicação entre os participantes para garantir o alinhamento adequado da estratégia de TI/negócios.
Além disso, quando se trata de coletar preços precisos, é importante começar cedo e permitir bastante tempo, pois pode levar semanas até que você possa obter cotações precisas e acionáveis dos fornecedores.
