Crear un presupuesto de TI siempre ha sido un desafío, pero podría decirse que ahora es aún más desafiante en el mundo posterior a la pandemia cuando la migración a la nube, el trabajo remoto, la transmisión en vivo y la ciberseguridad están cambiando para ser artículos de necesidad y deben considerarse cuidadosamente como prioridades.
Por otro lado, aún tendremos que asignar un presupuesto para las operaciones y el crecimiento de TI del día a día, así como para preparar su infraestructura para el futuro, lo que hace que todo el proceso sea aún más desafiante.
Entonces, ¿qué pasa con 2024? ¿Dónde debería enfocar su gasto en TI en el año en que el mundo continúa recuperándose de la pandemia de COVID-19 con la recesión que se avecina? ¿Cuál es el mejor enfoque para garantizar una toma de decisiones eficaz?
En esta guía, analizaremos todo lo que necesita saber sobre la presupuestación de TI en 2024 para garantizar un proceso de presupuestación ideal y, al mismo tiempo, evitar errores presupuestarios comunes.
Al final de esta guía, habrás aprendido sobre:
Y más.
Sin más preámbulos, comencemos esta guía de inmediato:
El presupuesto de TI se refiere al proceso de una empresa que crea un plan de cómo va a gastar su presupuesto en artículos relacionados con TI (infraestructura de TI, empleados, suministros, etc.) El término "presupuesto" se refiere al documento escrito que contiene el plan de gastos.
El objetivo principal del presupuesto es controlar nuestros gastos. La mayoría de las empresas, si no todas, siempre deben lidiar con recursos limitados, y un presupuesto adecuado garantiza que el departamento de TI siempre tendrá suficiente dinero para lograr sus objetivos.
El presupuesto le permite a la empresa (y, en este caso, al departamento de TI) priorizar sus gastos y enfocar sus recursos en las cosas más importantes que pueden ayudar a la empresa a lograr el éxito y el crecimiento. Al mismo tiempo, evita gastos excesivos en elementos que no son realmente importantes para el departamento de TI.
Antes de comenzar el proceso de elaboración del presupuesto, es importante tener en cuenta lo siguiente:
1. Creación de un plan maestro de TI actualizado
Han pasado muy Es importante contar con un plan maestro de TI completo y actualizado como base de toda la estrategia de TI de su empresa.
El plan maestro de TI debe elaborar sobre el estado actual de su entorno de TI y su plan de TI de nivel estratégico durante al menos los próximos dos años. Por lo general, el plan maestro contiene un cronograma general para mejoras y arreglos futuros, junto con el presupuesto requerido.
Si su empresa tiene un plan maestro, pero es relativamente antiguo (hecho antes de la pandemia), considere actualizarlo o crear un nuevo plan mientras considera:
2. Ciclo de vida del equipo de TI
Es crucial comprender con precisión qué activos y plataformas de TI requieren actualización o actualización y cuáles deben retirarse. Además, considere cómo realizar la migración al actualizar activos más antiguos.
Cree cuidadosamente una lista de los activos que deben actualizarse o actualizarse, y priorice estas iniciativas al estimar su presupuesto.
3. Identificar amenazas
Uno de los errores más comunes que cometen los departamentos de TI al presupuestar es no conocer ni comprender las amenazas inminentes para el entorno de TI, mientras que una parte importante de su presupuesto tienes asignarse para proteger su negocio de estas amenazas.
Cree una lista de posibles amenazas de seguridad y priorícelas entre las más peligrosas, y cree Planes de respuesta a incidentes (IRP) para estas amenazas.
Luego, haga un presupuesto para resolver al menos las cinco amenazas principales.
Asegúrese de considerar las mejores prácticas de seguridad cibernética al considerar amenazas comunes como violaciones de datos, malware, ransomware, DDoS y otros antes de estimar su presupuesto.
4. Nuevas tendencias tecnológicas
¿Su infraestructura y soluciones actuales están lo suficientemente actualizadas de acuerdo con las tendencias tecnológicas más recientes?
La infraestructura obsoleta puede dañar su productividad y/o poner en riesgo su sistema y su red. Considere tecnologías y soluciones más nuevas y tómese su tiempo para sopesar en cuál de ellas debe invertir y obtener estimaciones de costos precisas para incluirlas en su presupuesto.
5. No olvide incluir los costos de recursos humanos
Evalúe su requerimiento de talento y asegúrese de incluir un presupuesto adecuado para los salarios de su equipo de TI. También puede considerar la subcontratación para roles y responsabilidades menos críticos para minimizar los costos generales.
Según el tamaño de su negocio y su presupuesto disponible, es posible que también desee considerar presupuestar los servicios de consultores calificados, por ejemplo, para ayudar en la seguridad cibernética y la contratación.
6. Considere los costos de migración
Al estimar y planificar su presupuesto, asegúrese de estimar el costo real de migrar e integrar nueva tecnología (es decir, migración a la nube, capacitación obligatoria para nuevas soluciones, etc.) Para cada solución, también calcule el ancho de banda de Internet, la capacidad de almacenamiento y la requisito de redundancia.
En la práctica, las operaciones de TI del día a día pueden involucrar tantos elementos y variables diferentes, por lo que estimar su presupuesto para incluir todos estos elementos puede ser muy desafiante en la práctica.
Sin mencionar que, incluso si ha establecido con éxito su presupuesto, realizar un seguimiento de sus gastos en todas estas diferentes variables representará otro desafío.
Dicho esto, podemos dividir el presupuesto de TI en tres categorías diferentes para facilitar las cosas:
A continuación, los discutiremos con un enfoque más profundo, uno por uno.
Presupuesto para sus operaciones diarias de TI. La principal preocupación del desarrollo de la corrida El presupuesto de TI es para asegurarse de que sus activos de TI estén seguros y, al mismo tiempo, optimizar la productividad. Esta es también la razón por la cual el presupuesto de ejecución también se conoce como presupuesto MOOSE (mantener y operar la organización, los sistemas y el equipo).
Los elementos de gastos comunes incluidos en el presupuesto de ejecución son:
Aunque no está escrito en piedra, la mayoría de las empresas gastan entre el 50 % y el 60 % del presupuesto total de TI en el presupuesto de ejecución.
Sin embargo, una consideración importante al planificar su presupuesto de TI en 2024 es que la pandemia global ha aumentado el costo general de operar y asegurar los activos de TI, especialmente debido al aumento de las amenazas de ciberseguridad y el requisito de infraestructura de la condición WFA. Espere un aumento de hasta un 25 % en el costo de las operaciones de TI al planificar su presupuesto de ejecución para 2024 y en adelante.
El presupuesto de crecimiento debe cubrir los costos para escalar los activos de TI, la infraestructura y el equipo que ya tiene para hacer crecer aún más su negocio.
Los elementos de gastos comunes incluidos en Grow Budget son:
Una tendencia importante en los últimos años es que las empresas inviertan más en computación y almacenamiento en la nube, ya que permite un presupuesto de crecimiento más flexible. Con una infraestructura en la nube, es mucho más económico comprar más almacenamiento o poder de cómputo que si se agregaran nuevos SSD físicos o nuevas CPU. Esto permite que las empresas crezcan a su propio ritmo deseado, y cuando llegue la necesidad de un crecimiento rápido, no requerirá inversiones muy grandes.
Tenga en cuenta que, en la mayoría de los casos, invertir más en Crecer presupuesto también significa que debe aumentar Ejecutar presupuesto. Si el presupuesto de crecimiento se trata esencialmente de aumentar la capacidad, entonces necesitará un presupuesto de ejecución para manejar el aumento de capacidad.
Por ejemplo, si planea tomar el 50% de los clientes cada semana, necesitará activos de TI, infraestructura y miembros del equipo que puedan manejar este crecimiento. Asegúrese de considerar ambos tipos de presupuestos al desarrollar iniciativas para hacer crecer su negocio.
El presupuesto de transformación es, como su nombre lo indica, el costo necesario para financiar iniciativas comerciales que le permitan hacer negocios de diferentes maneras.
Esta descripción puede parecer vaga, pero por ejemplo, si su negocio en este momento no vende nada en línea, entonces invertir en iniciativas de comercio electrónico debería ser parte de sus costos de Transformación.
Los gastos comunes en Transform Budget pueden incluir:
Una vez más, cuando se haya implementado correctamente una nueva solución, deberá asignar un presupuesto para operarla (aumento del presupuesto de ejecución) y, si es posible, escalarla (aumento del presupuesto de crecimiento).
Otro desafío común al desarrollar nuevas iniciativas es que su equipo de TI existente puede no tener la experiencia o el tiempo necesarios para trabajar en las nuevas iniciativas. En tales casos, es posible que deba contratar personal nuevo o subcontratar la iniciativa de transformación a expertos externos, lo que se traducirá en costos adicionales.
Hay muchas formas diferentes de abordar la presupuestación de TI, que deben ser únicas para cada organización.
Sin embargo, a continuación compartiremos las mejores prácticas que puede utilizar para planificar y ejecutar con éxito su presupuesto de TI:
¿Quién debe participar en el proceso de presupuestación de TI?
En una palabra, todos con autoridad presupuestaria deben participar. Los líderes y las partes interesadas del equipo de TI son los participantes obvios, pero es posible que también deba involucrar a miembros de otros departamentos en función de sus necesidades de TI. Los departamentos de marketing y ventas, por ejemplo, suelen tener más necesidades de TI que los departamentos de recursos humanos o finanzas.
Si hay algún comité directivo de evaluación de riesgos en su empresa, entonces también deberían participar en el proceso de presupuestación de TI.
Responsabilidades y preparación
Las personas con autoridad presupuestaria que van a estar involucradas en el proceso de elaboración del presupuesto deben hacer la preparación necesaria para:
Por otro lado, si su equipo involucra un comité directivo de evaluación de riesgos, debe preparar:
Los gastos potenciales para el manejo de estos riesgos se deben considerar al planificar el presupuesto, por lo que es importante desarrollar los planes de manejo de riesgos propuestos lo antes posible.
Decidir cuando debe comenzar a presupuestar y la planificación puede ser complicada.
Por un lado, no querrás comenzar demasiado pronto, ya que lo más probable es que necesites cambiarlo y revisarlo en el camino. Por otro lado, no querrá esperar demasiado, ya que es posible que no tenga suficiente tiempo para prepararse y asegurarse de que puede mantenerse dentro del presupuesto.
Como regla general, debe comenzar a presupuestar con precios específicos de tres a seis meses antes de que comience la actividad real.
Sin embargo, puede involucrar a los participantes antes para discutir las posibles necesidades de TI, pero puede tomárselo con calma y no tiene que estimar precios específicos hasta más adelante.
Para garantizar una estimación del presupuesto precisa y efectiva, es crucial incluir mucha comunicación entre los participantes y el departamento de TI.
Estas sesiones de comunicación no solo deben involucrar a todos los participantes del equipo de planificación, sino que también se recomienda involucrar al menos a un ejecutivo de nivel C y jefes de departamento clave que requieran soporte tecnológico. Estas partes deben revisar las necesidades de cada participante mientras se retroalimentan.
En todo momento, el departamento de TI debe estar listo para responder a las necesidades de otros departamentos proporcionando requisitos técnicos específicos mientras proporciona una estimación de precios durante estas sesiones de alineación.
Otro elemento importante que a menudo se pasa por alto al planificar un presupuesto de TI es maximizar el valor de los equipos de TI más antiguos y sin usar, especialmente si planea actualizar o reemplazar estos activos de TI más antiguos en 2024.
Al reemplazar sus activos de TI más antiguos, debe tener en cuenta dos cosas:
Dicho esto, hay tres opciones básicas sobre cómo maximizar el valor de los equipos de TI usados mientras se garantiza la seguridad e integridad de los datos:
Para maximizar el valor de sus activos de TI usados, puede aprovechar la ayuda de Empresas de desmantelamiento de TI como Big Data Supply Inc.
A menudo, el desafío más importante en la elaboración de presupuestos es recopilar precios precisos para cada gasto.
Los precios precisos rara vez están disponibles en línea y, si bien puede solicitar cotizaciones de los proveedores, es posible que no obtenga la información lo suficientemente rápido, ya que es posible que no prioricen su solicitud si no les está comprando activamente.
Otro error común es utilizar los costos de valor agregado que obtiene de los vendedores como elementos de línea en su presupuesto, lo que no siempre es un costo real y preciso, ya que no tiene en cuenta el costo de implementar y operar la iniciativa de TI. El costo de comprar un activo de TI por sí solo no siempre es el costo real.
En la mayoría de los casos, por lo general, es mejor preguntar a otras empresas que conoce o a un MSP (proveedor de servicios administrados) sobre el costo real de ciertos artículos. Otra opción viable es contratar a un consultor con experiencia para que investigue el precio exacto.
Mantenerse dentro del presupuesto: seguimiento de los gastos reales
Asegurarse de que sus gastos reales se ajusten al presupuesto acordado también puede ser un desafío en la práctica, y deberá realizar un seguimiento de los costos y gastos de TI durante todo el año.
Aquí hay algunos consejos:
En la práctica, planificar un presupuesto de TI y asegurarse de mantenerse al día con este presupuesto puede ser un desafío, especialmente si no evita los errores comunes de presupuestación de TI que se indican a continuación:
Ataques de ciberseguridad entrantes seguirá le costará. Por lo tanto, si no planifica su presupuesto para abordar estos riesgos de seguridad, incluso un solo ataque exitoso puede arruinar todo su presupuesto.
La deuda técnica es el costo en el que incurre cuando corrige los activos de TI que se utilizan actualmente en su entorno que necesitan ser reemplazados. Si no aborda la posible deuda técnica al planificar su presupuesto, puede ser un problema problemático en el futuro.
Evaluar posibilidades de:
Deberá asumir las tarifas relacionadas y los cargos adicionales además del costo de comprar una solución. Además, presupueste el costo de la administración y el mantenimiento continuos.
Desafortunadamente, puede llevar semanas obtener cotizaciones precisas y procesables de sus proveedores, por lo que es importante permitir una cantidad adecuada de tiempo al estimar sus precios. No confíe en las tarifas cotizadas anteriormente, ya que los precios pueden cambiar drásticamente incluso en cuestión de semanas, si no días.
Si bien la elaboración de presupuestos de TI en 2024 puede ser un proceso muy desafiante, los consejos prácticos que compartimos anteriormente deberían brindarle una base sólida para garantizar un presupuesto de TI que esté correctamente alineado con su plan maestro de TI.
Asegúrese de involucrar a los participantes correctos cuando comience a planificar su presupuesto (involucre a todos los que tengan autoridad presupuestaria) y mantenga la comunicación entre los participantes para garantizar la alineación adecuada de la estrategia comercial y de TI.
Además, cuando se trata de recopilar precios precisos, es importante comenzar temprano y permitir suficiente tiempo, ya que pueden pasar semanas antes de que pueda obtener cotizaciones precisas y procesables de los proveedores.
