Az IT-költségvetés elkészítése mindig is kihívás volt, de vitathatatlanul most még nagyobb kihívást jelent a világjárvány utáni világban, amikor a felhőbe való migráció, a távmunka, az élő közvetítés és a kiberbiztonság átalakul szükségletek és gondosan prioritásként kell kezelni.
Másrészt továbbra is költségvetést kell elkülönítenünk a napi IT-műveletekre és növekedésre, valamint az infrastruktúra jövőbiztosságának biztosítására, így az egész folyamat még nagyobb kihívást jelent.
Szóval mi lesz 2024-mal? Hová kell összpontosítania informatikai kiadásait abban az évben, amikor a világ továbbra is kilábal a COVID-19 világjárványból a közelgő recesszió miatt? Mi a legjobb módszer a hatékony döntéshozatal biztosítására?
Ebben az útmutatóban megvitatjuk mindazt, amit a 2024-as IT-költségvetésről tudnia kell, hogy ideális költségvetési folyamatot biztosítson, ugyanakkor elkerülje a gyakori költségvetés-tervezési hibákat.
Az útmutató végére a következőket tanulta meg:
És így tovább.
Minden további nélkül kezdjük el ezt az útmutatót:
Az informatikai költségvetés-tervezés arra a folyamatra utal, amikor egy vállalkozás tervet készít arra vonatkozóan, hogy költségvetését hogyan költi el IT-vel kapcsolatos tételekre (informatikai infrastruktúra, alkalmazottak, kellékek stb.).költségvetés" a kiadási tervet tartalmazó írásos dokumentumra vonatkozik.
A költségvetés fő célja a kiadásaink ellenőrzése. A legtöbb, ha nem az összes vállalkozásnak mindig korlátozott erőforrásokkal kell számolnia, és a megfelelő költségvetés-tervezés biztosítja, hogy az informatikai részlegnek mindig legyen elegendő pénze céljainak eléréséhez.
A költségvetés-tervezés lehetővé teszi a vállalkozás (és jelen esetben az informatikai részleg) számára, hogy priorizálja kiadásait, és erőforrásait a legfontosabb dolgokra összpontosítsa, amelyek segíthetik a vállalkozást a siker és a növekedés elérésében. Ugyanakkor megakadályozza a túlköltekezést az informatikai részleg számára nem igazán fontos tételekre.
Mielőtt elkezdené a költségvetési folyamatot, fontos figyelembe venni a következőket:
1. Naprakész informatikai főterv készítése
Ez nagyon fontos, hogy egy naprakész és átfogó informatikai főterv legyen az egész IT-stratégia alapjaként.
Az informatikai főtervnek tartalmaznia kell informatikai környezetének jelenlegi állapotát és legalább a következő néhány évre vonatkozó stratégiai szintű informatikai tervét. A főterv általában tartalmaz egy általános ütemtervet a jövőbeni fejlesztésekre és javításokra, valamint a szükséges költségvetést.
Ha a vállalatának van egy alapterve, de az viszonylag régi (a járvány előtt készült), fontolja meg annak frissítését vagy új terv létrehozását, miközben megfontolja:
2. Informatikai berendezések életciklusa
Kulcsfontosságú, hogy pontosan megértsük, mely IT eszközök és platformok igényelnek frissítést vagy frissítést, és melyeket kell megszüntetni. A régebbi eszközök frissítésekor vegye figyelembe azt is, hogyan hajthatja végre az áttelepítést.
Gondosan készítsen listát arról, hogy mely eszközöket kell frissíteni vagy frissíteni, és a költségvetés becslésekor ezeket a kezdeményezéseket helyezze előtérbe.
3. Azonosítsa a fenyegetéseket
Az informatikai részlegek által elkövetett egyik leggyakoribb hiba a költségvetés tervezése során az, hogy nem ismerik és nem értik az informatikai környezetet fenyegető veszélyeket, miközben a költségvetés jelentős része kellene ki kell osztani, hogy megvédje vállalkozását ezekkel a fenyegetésekkel szemben.
Készítsen egy listát a lehetséges biztonsági fenyegetésekről, és rangsorolja őket a legveszélyesebbek közül, és hozzon létre Incident Response Plant (IRP) ezekhez a fenyegetésekhez.
Ezután készítsen költségvetést legalább az öt legfontosabb fenyegetés megoldására.
Ügyeljen arra, hogy fontolja meg a bevált kiberbiztonsági gyakorlatokat, miközben mérlegelje az olyan gyakori fenyegetéseket, mint az adatszivárgás, a rosszindulatú programok, a zsarolóprogramok, a DDoS és mások, mielőtt megbecsülné költségvetését.
4. Új technológiai trendek
Az Ön jelenlegi infrastruktúrája és megoldásai elég korszerűek a legújabb technológiai trendeknek megfelelően?
Az elavult infrastruktúra ronthatja a termelékenységet és/vagy veszélybe sodorhatja a rendszert és a hálózatot. Fontolja meg az újabb technológiákat és megoldásokat, és szánjon időt annak mérlegelésére, hogy melyikbe érdemes beruháznia, és pontos költségbecsléseket készíthet, amelyeket belefoglalhat a költségvetésébe.
5. Ne felejtse el feltüntetni a HR költségeket
Értékelje tehetségigényét, és gondoskodjon megfelelő költségvetésről az IT-csapatok fizetésére. A teljes költségek minimalizálása érdekében fontolóra veheti a kevésbé kritikus szerepkörök és felelősségi körök kiszervezését is.
Vállalkozása méretétől és a rendelkezésre álló költségvetéstől függően fontolóra veheti a képzett tanácsadók szolgáltatásainak költségvetését is, például a kiberbiztonság és a munkaerő-felvétel terén.
6. Vegye figyelembe a migrációs költségeket
A költségvetés becslése és tervezése során ügyeljen arra, hogy megbecsülje az áttelepítés és az új technológia integrálásának valós költségeit (pl. felhőmigráció, kötelező képzés az új megoldásokhoz stb.). Minden megoldásnál becsülje meg a szükséges internetes sávszélességet, tárolókapacitást és redundancia követelmény.
A gyakorlatban a napi IT-műveletek nagyon sok különböző elemet és változót foglalhatnak magukban, így a költségvetés becslése, hogy mindezeket az elemeket tartalmazza, nagy kihívást jelenthet a gyakorlatban.
Arról nem is beszélve, hogy még akkor is, ha sikeresen összeállította a költségvetését, a kiadások e különböző változók alapján történő nyomon követése újabb kihívást jelent.
Ennek ellenére az informatikai költségvetést három különböző kategóriába oszthatjuk, hogy megkönnyítsük a dolgokat:
Az alábbiakban részletesebb megközelítéssel, egyenként tárgyaljuk őket.
Költségkeret a napi IT-műveletekhez. A fő gond a fejlesztés a futás Az informatikai költségvetés célja, hogy megbizonyosodjon arról, hogy informatikai eszközei biztonságban vannak, ugyanakkor optimalizálja a termelékenységet. Ez az oka annak is, hogy a futtatott költségvetést gyakran MOOSE (Maintain and Operate the Organisation, Systems, and Equipment) költségvetésnek is nevezik.
A futási költségvetésben szereplő általános kiadási elemek a következők:
Bár ez nincs kőbe vésve, a legtöbb vállalat a teljes IT-költségvetés 50-60%-át a Futtatási költségvetésre fordítja.
A 2024-as IT-költségvetés megtervezésekor azonban fontos szempont, hogy a globális világjárvány megnövelte az IT-eszközök üzemeltetésének és biztosításának összköltségét, különösen a megnövekedett kiberbiztonsági fenyegetések és a WFA-feltétel infrastrukturális követelményei miatt. A 25-as és az azt követő időszak költségvetésének megtervezésekor az IT-műveletek költségeinek akár 2024%-os növekedésére is számíthat.
A növekedési költségvetésnek fedeznie kell az informatikai eszközök, az infrastruktúra és a csapat bővítésének költségeit, amelyekre már szüksége van a vállalkozás további bővítéséhez.
A Grow Budget általános költségelemei a következők:
Az elmúlt évek fontos trendje, hogy a vállalatok többet fektetnek be a számítási felhőbe és a felhőalapú tárolásba, mivel ez rugalmasabb Grow költségvetést tesz lehetővé. Felhőalapú infrastruktúrával sokkal olcsóbb több tárhelyet vagy számítási teljesítményt vásárolni, mint új fizikai SSD-k vagy új CPU-k hozzáadásával. Ez lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy a saját maguk által kívánt ütemben növekedjenek, és amikor a gyors növekedés szükségessé válik, az nem igényel túl nagy beruházásokat.
Ne feledje, hogy a legtöbb esetben, ha többet fektet be a költségvetés növekedésébe, azt is meg kell növelnie a Run költségvetésbe. Ha a Grow Budget alapvetően a kapacitás növeléséről szól, akkor a megnövekedett kapacitás kezeléséhez Futtatási költségvetésre lesz szüksége.
Ha például azt tervezi, hogy az ügyfelek 50%-át hetente fogadja, akkor olyan informatikai eszközökre, infrastruktúrára és csapattagokra lesz szüksége, akik képesek kezelni ezt a növekedést. Ügyeljen arra, hogy mindkét típusú költségvetést vegye figyelembe, amikor vállalkozása növekedését célzó kezdeményezéseket dolgoz ki.
Az átalakítási költségvetés, ahogy a neve is sugallja, az olyan üzleti kezdeményezések finanszírozásához szükséges költség, amelyek lehetővé teszik, hogy különböző módokon üzleteljen.
Ez a leírás homályosnak tűnhet, de például ha vállalkozása jelenleg nem ad el semmit online, akkor az e-kereskedelmi kezdeményezésekbe való befektetésnek az átalakítás költségeinek részét kell képeznie.
Az átalakítási költségvetés általános kiadásai a következők lehetnek:
Ismét, ha egy új megoldást sikeresen implementáltak, költségvetést kell hozzárendelnie a működéséhez (a Futtatási költségvetés növelése), és ha lehetséges, méreteznie kell (a költségvetés növelése).
Egy másik gyakori kihívás az új kezdeményezések kidolgozása során, hogy a meglévő IT-csapat esetleg nem rendelkezik a szükséges szakértelemmel vagy idővel az új kezdeményezéseken való munkához. Ilyen esetekben előfordulhat, hogy új munkatársakat kell felvennie, vagy az átalakítási kezdeményezést külső szakértőkre kell kiszerveznie, ami további költségekkel jár.
Az IT-költségvetés megközelítésének sokféle módja van, amelyeknek minden szervezetnél egyedinek kell lenniük.
Az alábbiakban azonban megosztjuk azokat a bevált gyakorlatokat, amelyek segítségével sikeresen megtervezheti és végrehajthatja IT-költségvetését:
Kit kell bevonni az IT-költségvetési folyamatba?
Dióhéjban, mindenki költségvetési hatósággal kell részt venni. Az informatikai csapat vezetői és érdekelt felei nyilvánvaló résztvevők, de előfordulhat, hogy más osztályok tagjait is be kell vonni informatikai igényeik alapján. A marketing és értékesítési osztályoknak például általában több informatikai szükségletük van, mint a HR vagy a pénzügyi osztályoknak.
Ha van kockázatértékelési irányítóbizottság a vállalatánál, akkor azt is be kell vonni az IT-költségvetési folyamatba.
Felelősségek és felkészítés
A költségvetés-készítési folyamatban részt vevő költségvetési felhatalmazással rendelkező személyeknek meg kell tenniük a szükséges felkészülést, hogy:
Másrészt, ha csapata kockázatértékelési irányítóbizottságot vesz fel, akkor fel kell készülnie:
A költségvetés tervezésekor figyelembe kell venni ezen kockázatok kezelésének lehetséges kiadásait, ezért fontos a javasolt kockázatkezelési tervek mielőbbi kidolgozása.
Döntés amikor el kell kezdenie a költségvetés tervezését, és a tervezés bonyolult lehet.
Egyrészt nem szeretné túl korán elkezdeni, mivel valószínűleg módosítania és felül kell vizsgálnia az út során. Másrészt, nem szeretne túl sokáig várni, mert előfordulhat, hogy nincs elég ideje felkészülni, és nem biztos, hogy a költségvetésben marad.
Általános szabály, hogy a tényleges tevékenység megkezdése előtt három-hat hónappal el kell kezdenie a költségvetés tervezését konkrét árakkal.
A lehetséges informatikai igények megbeszélésére azonban korábban is bevonhatja a résztvevőket, de nyugodtan veheti a dolgot, és csak később kell konkrét árat megbecsülnie.
A pontos és hatékony költségvetési becslés érdekében kulcsfontosságú a résztvevők és az informatikai részleg közötti sok kommunikáció.
Ezeken a kommunikációs üléseken nemcsak a tervezőcsapat összes résztvevőjét kell bevonni, hanem legalább egy C-szintű ügyvezető és kulcsfontosságú osztályvezető bevonása is javasolt, akiknek technológiai támogatásra van szükségük. Ezeknek a feleknek felül kell vizsgálniuk az egyes résztvevők igényeit, miközben visszajelzést adnak egymásnak.
Az informatikai részlegnek mindenkor készen kell állnia arra, hogy megfeleljen a többi részleg igényeinek azáltal, hogy konkrét műszaki követelményeket biztosít, miközben árazási becslést ad az összehangolási munkamenetek során.
Egy másik fontos elem, amelyet gyakran figyelmen kívül hagynak az informatikai költségvetés tervezése során, a régebbi és használaton kívüli informatikai eszközök értékének maximalizálása, különösen akkor, ha 2024-ban ezeket a régebbi informatikai eszközöket tervezi frissíteni vagy cserélni.
A régebbi informatikai eszközök cseréjekor két dolgot kell figyelembe vennie:
Ennek ellenére három alapvető lehetőség kínálkozik arra vonatkozóan, hogyan lehet maximalizálni a használt informatikai berendezések értékét, miközben biztosítják az adatok biztonságát és integritását:
A használt IT-eszközök értékének maximalizálása érdekében igénybe veheti a segítségét IT-leszerelési cégek mint a Big Data Supply Inc.
A költségvetés-tervezés során gyakran a legfontosabb kihívás az egyes kiadások pontos árazása.
Pontos árazás ritkán érhető el az interneten, és bár árajánlatot kérhet a szállítóktól, előfordulhat, hogy nem kapja meg elég gyorsan az információkat, mivel előfordulhat, hogy nem adnak prioritást a kérésnek, ha nem vásárol aktívan tőlük.
Egy másik gyakori hiba az, hogy az értékesítőktől kapott értéknövelt költségeket használja a költségvetés soraiként – ami nem mindig pontos, valós költség, mivel nem veszi figyelembe az informatikai kezdeményezés megvalósításának és működtetésének költségeit. Egy informatikai eszköz megvásárlásának költsége önmagában nem mindig a valós költség.
A legtöbb esetben általában jobb, ha megkérdezi az Ön által ismert más vállalkozásokat vagy egy MSP-t (Managed Service Provider) bizonyos tételek valódi költségéről. Egy másik életképes lehetőség egy tapasztalt tanácsadó felvétele a pontos árképzés érdekében.
Maradjunk a költségvetésnél: a tényleges kiadások nyomon követése
A gyakorlatban is kihívást jelenthet annak biztosítása, hogy a tényleges kiadások az elfogadott költségvetésben maradjanak, és egész évben nyomon kell követnie az IT-költségeket és kiadásokat.
Íme néhány tipp:
Az IT-költségvetés megtervezése és annak biztosítása, hogy ennek a költségvetésnek a pályán maradjon, kihívást jelenthet a gyakorlatban, különösen, ha nem kerüli el az alábbi gyakori IT-költségvetési hibákat:
Bejövő kiberbiztonsági támadások lesz kerül önnek. Tehát, ha nem úgy tervezi meg költségvetését, hogy kezelje ezeket a biztonsági kockázatokat, akár egyetlen sikeres támadás is tönkreteheti a teljes költségvetését.
A technikai tartozás az a költség, amely akkor merül fel, amikor kijavítja a környezetében jelenleg használt informatikai eszközöket, amelyek cserére szorulnak. Ha nem veszi figyelembe a lehetséges technikai adósságot a költségvetés tervezésekor, az problémás probléma lehet a jövőben.
Értékelje a lehetőségeket:
A megoldás megvásárlásának költségén felül a kapcsolódó díjakat és további költségeket is fel kell fizetnie. A költségvetés a folyamatos kezelés és karbantartás költségeit is tartalmazza.
Sajnos hetekbe telhet, amíg pontos és megvalósítható árajánlatot kap a szállítóitól, ezért fontos, hogy hagyjon megfelelő időt az árak becslésekor. Ne hagyatkozzon a korábban meghirdetett díjakra, mivel az árak akár hetek, ha nem napok alatt is drámaian megváltozhatnak.
Míg a 2024-as IT-költségvetés igen nagy kihívást jelentő folyamat lehet, a fentebb megosztott gyakorlati tippek szilárd alapot biztosítanak az informatikai főtervhez megfelelő informatikai költségvetés biztosításához.
Győződjön meg arról, hogy a megfelelő résztvevőket vonja be a költségvetés tervezésének megkezdésekor – vonjon be mindenkit, aki rendelkezik költségvetési jogosultsággal –, és tartsa fenn a kommunikációt a résztvevők között az informatikai/üzleti stratégia megfelelő összehangolása érdekében.
A pontos árképzést illetően is fontos, hogy korán kezdje el, és hagyjon elegendő időt, mivel hetekbe telhet, mire pontos, megvalósítható árajánlatokat kaphat a szállítóktól.
