La création d'un budget informatique a toujours été difficile, mais on peut dire que c'est encore plus difficile dans le monde post-pandémique où la migration vers le cloud, le travail à distance, la diffusion en direct et la cybersécurité deviennent nécessités et doivent être soigneusement considérés comme des priorités.
D'un autre côté, nous devrons toujours allouer un budget pour les opérations informatiques quotidiennes et la croissance, ainsi que la pérennité de votre infrastructure, ce qui rendra l'ensemble du processus encore plus difficile.
Alors, qu'en est-il de 2024 ? Où devriez-vous concentrer vos dépenses informatiques dans l'année où le monde continue de se remettre de la pandémie de COVID-19 avec la récession imminente ? Quelle est la meilleure approche pour assurer une prise de décision efficace ?
Dans ce guide, nous discuterons de tout ce que vous devez savoir sur la budgétisation informatique en 2024 pour garantir un processus de budgétisation idéal tout en évitant les erreurs de budgétisation courantes.
À la fin de ce guide, vous aurez appris sur :
Et plus encore.
Sans plus tarder, commençons tout de suite ce guide :
La budgétisation informatique fait référence au processus par lequel une entreprise crée un plan sur la manière dont elle va dépenser son budget pour des éléments liés à l'informatique (infrastructure informatique, employés, fournitures, etc.). Le terme "budget" fait référence au document écrit qui contient le plan de dépenses.
Le but principal du budget est de contrôler nos dépenses. La plupart des entreprises, sinon toutes, doivent toujours faire face à des ressources limitées, et une budgétisation appropriée garantit que le service informatique disposera toujours de suffisamment d'argent pour atteindre ses objectifs.
La budgétisation permet à l'entreprise (et, dans ce cas, au service informatique) de hiérarchiser ses dépenses et de concentrer ses ressources sur les éléments les plus importants qui peuvent aider l'entreprise à réussir et à croître. En même temps, cela évite les dépenses excessives pour des éléments qui ne sont pas vraiment importants pour le service informatique.
Avant de commencer le processus de budgétisation, il est important de considérer les points suivants :
1. Création d'un schéma directeur informatique à jour
Il s'agit d'avoir un lien direct avec le cœur des opérations de votre très Il est important d'avoir un plan directeur informatique actualisé et complet comme base de toute la stratégie informatique de votre entreprise.
Le plan directeur informatique doit préciser l'état actuel de votre environnement informatique et votre plan informatique au niveau stratégique pour au moins les deux prochaines années. En règle générale, le plan directeur contient un calendrier général pour les améliorations et correctifs futurs, ainsi que le budget requis.
Si votre entreprise a un plan directeur, mais qu'il est relativement ancien (réalisé avant la pandémie, ) envisagez de le mettre à jour ou de créer un nouveau plan tout en considérant :
2. Cycle de vie des équipements informatiques
Il est crucial de comprendre avec précision quels actifs et plates-formes informatiques nécessitent une mise à jour ou une mise à niveau et lesquels doivent être retirés. Réfléchissez également à la façon d'effectuer la migration lors de la mise à niveau d'anciennes ressources.
Établissez soigneusement une liste des actifs qui doivent être mis à jour ou mis à niveau, et hiérarchisez ces initiatives lors de l'estimation de votre budget.
3. Identifiez les menaces
L'une des erreurs les plus courantes commises par les services informatiques lors de la budgétisation est de ne pas connaître et comprendre les menaces imminentes pour l'environnement informatique, alors qu'une partie importante de votre budget devrait alloués pour protéger votre entreprise contre ces menaces.
Créez une liste des menaces de sécurité possibles et classez-les par ordre de priorité parmi les plus dangereuses, et créez des plans de réponse aux incidents (IRP) pour ces menaces.
Ensuite, budgétisez pour résoudre au moins les cinq principales menaces.
Assurez-vous de prendre en compte les meilleures pratiques de cybersécurité tout en tenant compte des menaces courantes telles que les violations de données, les logiciels malveillants, les ransomwares, les attaques DDoS et autres avant d'estimer votre budget.
4. Nouvelles tendances technologiques
Votre infrastructure et vos solutions actuelles sont-elles suffisamment à jour selon les tendances technologiques les plus récentes ?
Une infrastructure obsolète peut nuire à votre productivité et/ou mettre votre système et votre réseau en danger. Envisagez des technologies et des solutions plus récentes et prenez votre temps pour peser dans lesquelles vous devriez investir, et obtenez des estimations de coûts précises à inclure dans votre budget.
5. N'oubliez pas d'inclure les coûts RH
Évaluez vos besoins en talents et assurez-vous d'inclure un budget adéquat pour les salaires de votre équipe informatique. Vous pouvez également envisager d'externaliser des rôles et des responsabilités moins critiques afin de minimiser les coûts globaux.
En fonction de la taille de votre entreprise et de votre budget disponible, vous pouvez également envisager de budgétiser les services de consultants qualifiés, par exemple, pour aider à la cybersécurité et à l'embauche.
6. Tenez compte des coûts de migration
Lors de l'estimation et de la planification de votre budget, assurez-vous d'estimer le coût réel de la migration et de l'intégration de nouvelles technologies (par exemple, la migration vers le cloud, la formation obligatoire pour les nouvelles solutions, etc.) Pour chaque solution, estimez également la bande passante Internet nécessaire, la capacité de stockage et exigence de redondance.
En pratique, les opérations informatiques quotidiennes peuvent impliquer tant d'éléments et de variables différents, donc estimer votre budget pour inclure tous ces éléments peut être très difficile dans la pratique.
Sans oublier que même si vous avez réussi à établir votre budget, le suivi de vos dépenses pour toutes ces différentes variables posera un autre défi.
Cela étant dit, nous pouvons diviser le budget informatique en trois catégories différentes pour faciliter les choses :
Ci-dessous, nous en discuterons avec une approche plus approfondie, un par un.
Budget pour vos opérations informatiques quotidiennes. La principale préoccupation du développement de la courir Le budget informatique consiste à sécuriser vos actifs informatiques tout en optimisant la productivité. C'est aussi pourquoi le budget d'exécution est souvent appelé budget MOOSE (maintenir et exploiter l'organisation, les systèmes et l'équipement).
Les éléments de dépenses communs inclus dans le budget d'exécution sont :
Bien que ce ne soit pas gravé dans le marbre, la plupart des entreprises consacrent environ 50 à 60 % du budget informatique total au budget Run.
Cependant, une considération importante lors de la planification de votre budget informatique en 2024 est que la pandémie mondiale a augmenté le coût global d'exploitation et d'assurance des actifs informatiques, notamment en raison de l'augmentation des menaces de cybersécurité et des exigences d'infrastructure de la condition WFA. Attendez-vous à une augmentation allant jusqu'à 25 % du coût des opérations informatiques lors de la planification de votre budget d'exécution pour 2024 et au-delà.
Le budget de croissance doit couvrir les coûts de mise à l'échelle des actifs informatiques, de l'infrastructure et de l'équipe dont vous disposez déjà pour développer davantage votre entreprise.
Les éléments de dépenses communs inclus dans le budget de croissance sont :
Une tendance importante de ces dernières années est que les entreprises investissent davantage dans le cloud computing et le stockage dans le cloud, car cela permet un budget de croissance plus flexible. Avec une infrastructure cloud, il est beaucoup moins cher d'acheter plus de stockage ou de puissance de calcul qu'avec l'ajout de nouveaux SSD physiques ou de nouveaux processeurs. Cela permet aux entreprises de croître au rythme qu'elles souhaitent et, lorsque le besoin d'une croissance rapide se fera sentir, cela ne nécessitera pas d'investissements très importants.
Gardez à l'esprit que dans la plupart des cas, investir davantage dans le budget de croissance signifie également que vous devez augmenter le budget d'exécution. Si le budget de croissance concerne essentiellement l'augmentation de la capacité, vous aurez besoin d'un budget d'exécution pour gérer l'augmentation de la capacité.
Par exemple, si vous prévoyez de prendre 50 % des clients chaque semaine, vous aurez besoin d'actifs informatiques, d'une infrastructure et de membres d'équipe capables de gérer cette croissance. Assurez-vous de tenir compte des deux types de budgets lorsque vous développez des initiatives pour développer votre entreprise.
Le budget de transformation est, comme son nom l'indique, le coût nécessaire pour financer des initiatives commerciales qui vous permettent de faire des affaires de différentes manières.
Cette description peut sembler vague, mais par exemple, si votre entreprise ne vend actuellement rien en ligne, investir dans des initiatives de commerce électronique devrait faire partie de vos coûts de transformation.
Les dépenses courantes dans Transform Budget peuvent inclure :
Encore une fois, lorsqu'une nouvelle solution a été implémentée avec succès, vous devez allouer un budget pour l'exploiter (augmenter le budget d'exécution) et, si possible, la mettre à l'échelle (augmenter le budget de croissance).
Un autre défi courant lors du développement de nouvelles initiatives est que votre équipe informatique existante peut ne pas avoir l'expertise ou le temps requis pour travailler sur les nouvelles initiatives. Dans de tels cas, vous devrez peut-être embaucher de nouveaux employés ou confier l'initiative de transformation à des experts externes, ce qui se traduira par des coûts supplémentaires.
Il existe de nombreuses façons différentes d'aborder la budgétisation informatique, qui devrait être unique pour chaque organisation.
Cependant, nous partagerons ci-dessous les meilleures pratiques que vous pouvez utiliser pour planifier et exécuter avec succès votre budgétisation informatique :
Qui doit être impliqué dans le processus de budgétisation informatique ?
En un mot, tout le monde avec l'autorité budgétaire devrait participer. Les dirigeants et les parties prenantes de l'équipe informatique sont les participants évidents, mais vous devrez peut-être également impliquer des membres d'autres départements en fonction de leurs besoins informatiques. Les services marketing et commerciaux, par exemple, ont généralement plus de besoins informatiques que vos services RH ou financier.
S'il existe un comité directeur d'évaluation des risques dans votre entreprise, il doit également être impliqué dans le processus de budgétisation informatique.
Responsabilités et préparation
Les personnes ayant l'autorité budgétaire qui vont être impliquées dans le processus budgétaire doivent faire la préparation nécessaire pour :
D'autre part, si votre équipe implique un comité de pilotage d'évaluation des risques, ils doivent préparer :
Les dépenses potentielles pour gérer ces risques doivent être prises en compte lors de la planification du budget, il est donc important d'élaborer des plans de gestion des risques proposés le plus tôt possible.
Décider quand vous devriez commencer à établir un budget et la planification peut être délicate.
D'une part, vous ne voudriez pas commencer trop tôt, car vous devrez probablement le modifier et le réviser en cours de route. D'un autre côté, vous ne voudriez pas attendre trop longtemps car vous n'aurez peut-être pas assez de temps pour vous préparer et vous assurer de respecter votre budget.
En règle générale, vous devez commencer à établir un budget avec une tarification spécifique trois à six mois avant le début de l'activité proprement dite.
Vous pouvez toutefois impliquer les participants plus tôt pour discuter des besoins informatiques potentiels, mais vous pouvez y aller doucement et vous n'avez pas à estimer les prix spécifiques avant plus tard.
Pour assurer une estimation budgétaire précise et efficace, il est crucial d'inclure beaucoup de communication entre les participants et le service informatique.
Non seulement ces séances de communication doivent impliquer tous les participants de l'équipe de planification, mais il est également recommandé d'impliquer au moins un cadre de niveau C et les principaux chefs de service qui ont besoin d'un soutien technologique. Ces parties devraient passer en revue les besoins de chaque participant tout en se donnant mutuellement des informations.
À tout moment, le service informatique doit être prêt à répondre aux besoins des autres services en fournissant des exigences techniques spécifiques tout en fournissant une estimation des prix lors de ces sessions d'alignement.
Un autre élément important qui est souvent négligé lors de la planification d'un budget informatique est la maximisation de la valeur des équipements informatiques anciens et inutilisés, en particulier si vous prévoyez de mettre à niveau ou de remplacer ces actifs informatiques plus anciens en 2024.
Lors du remplacement de vos anciens actifs informatiques, vous devez tenir compte de deux choses :
Cela étant dit, il existe trois options de base pour maximiser la valeur des équipements informatiques usagés tout en garantissant la sécurité et l'intégrité des données :
Pour maximiser la valeur de vos actifs informatiques usagés, vous pouvez tirer parti de l'aide de Entreprises de démantèlement informatique comme Big Data Supply Inc.
Souvent, le défi le plus important dans la budgétisation est de recueillir des prix précis pour chaque dépense.
Des prix précis sont rarement disponibles en ligne, et même si vous pouvez demander des devis à des fournisseurs, vous n'obtiendrez peut-être pas les informations assez rapidement car ils ne donneront peut-être pas la priorité à votre demande si vous n'achetez pas activement chez eux.
Une autre erreur courante consiste à utiliser les coûts à valeur ajoutée que vous obtenez des vendeurs comme éléments de ligne dans votre budget, ce qui n'est pas toujours un coût précis et réel, car il ne prend pas en compte le coût de mise en œuvre et d'exploitation de l'initiative informatique. Le coût d'achat d'un actif informatique seul n'est pas toujours le coût réel.
Dans la plupart des cas, il est généralement préférable de demander à d'autres entreprises que vous connaissez ou à un MSP (fournisseur de services gérés) le coût réel de certains articles. Une autre option viable consiste à embaucher un consultant expérimenté pour faire la recherche d'une tarification précise.
Respecter le budget : suivre les dépenses réelles
S'assurer que vos dépenses réelles restent conformes au budget convenu peut également être difficile dans la pratique, et vous devrez suivre les coûts et les dépenses informatiques tout au long de l'année.
Voici quelques conseils:
Planifier un budget informatique et s'assurer que vous restez sur la bonne voie pour ce budget peut être difficile dans la pratique, surtout si vous n'évitez pas les erreurs courantes de budgétisation informatique ci-dessous :
Attaques de cybersécurité entrantes sera vous coûter. Ainsi, si vous ne planifiez pas votre budget pour faire face à ces risques de sécurité, même une seule attaque réussie peut ruiner tout votre budget.
La dette technique est le coût que vous engagez lorsque vous corrigez les actifs informatiques actuellement utilisés dans votre environnement qui doivent être remplacés. Si vous ne tenez pas compte de la dette technique potentielle lors de la planification de votre budget, cela peut devenir problématique à l'avenir.
Évaluer les possibilités de :
Vous devrez prendre en charge les frais associés et les frais supplémentaires en plus du coût d'achat d'une solution. Prévoyez également un budget pour le coût de la gestion et de la maintenance courantes.
Malheureusement, l'obtention de devis précis et exploitables de la part de vos fournisseurs peut prendre des semaines. Il est donc important de prévoir suffisamment de temps pour estimer vos prix. Ne vous fiez pas aux frais indiqués précédemment, car les prix peuvent changer considérablement, même en quelques semaines, voire quelques jours.
Bien que la budgétisation informatique en 2024 puisse être un processus très difficile, les conseils pratiques que nous avons partagés ci-dessus devraient vous fournir une base solide pour garantir un budget informatique correctement aligné sur votre plan directeur informatique.
Assurez-vous d'impliquer les bons participants lorsque vous commencez à planifier votre budget (impliquez tous ceux qui ont l'autorité budgétaire) et maintenez la communication entre les participants pour assurer un bon alignement de la stratégie informatique/commerciale.
De plus, lorsqu'il s'agit de collecter des prix précis, il est important de commencer tôt et de prévoir suffisamment de temps, car cela peut prendre des semaines avant que vous puissiez obtenir des devis précis et exploitables des fournisseurs.
