Dus u heeft de beslissing genomen om uw datacenter buiten gebruik te stellen?
Vroeg of laat zal een datacenter om de een of andere reden (geheel of gedeeltelijk) moeten worden ontmanteld. Bijvoorbeeld:
Het upgraden van IT-activa en -apparatuur in uw datacenter voor verbeterde prestaties, beveiliging en/of betrouwbaarheid
Verhuizing van uw datacenter
Gedeeltelijk of volledig overstappen naar cloudopslag
In dergelijke scenario's (en meer) is een goed ontmantelingsproces vooral belangrijk voor twee dingen: zorgen voor een soepele overgang naar het nieuwe systeem (en/of locatie) en het beschermen van de privacy, integriteit en beveiliging van gegevens.
De meeste, zo niet alle datacenters houden bij hun dagelijkse activiteiten rekening met de opslag en verzending van gevoelige en vertrouwelijke gegevens. Zonder een goed ontmantelingsproces kunnen onbeveiligde gegevens worden onderschept en misbruikt door ongewenste partijen, waardoor uw organisatie wordt blootgesteld aan mogelijke juridische en financiële implicaties.
Dit is de reden waarom het hebben van een ontmantelingsplan voor een datacenter is cruciaal voordat we een ontmantelingsproces uitvoeren, en in deze handleiding, leren we hoe we er een kunnen ontwikkelen.
Aan het einde van deze handleiding zou u hebben geleerd over:
Overzicht van het ontmantelingsproces van het datacenter
Waarom de ontmanteling van datacenters cruciaal is
Best practices voor het ontwikkelen van een ontmantelingsplan voor datacenters
Een stappenplan voor het opstellen van een ontmantelingsplan
En meer.
Laten we zonder verder oponthoud beginnen met de basis.
Ontmanteling van datacenters: overzicht
Waarom heeft u in de eerste plaats een ontmantelingsproces en -plan voor een datacenter nodig?
Het is cruciaal om te begrijpen dat een datacenter een relatief korte levensduur heeft in vergelijking met typische commerciële gebouwen. Een traditioneel bedrijfsgebouw heeft een gemiddelde levensduur van wel 100 jaar, maar voor datacenters is dat 'slechts' zo'n 15 tot 20 jaar.
Hoewel het gebouw zelf en de fysieke infrastructuur behoorlijk lang meegaan (gemiddeld tot 60 jaar), hebben IT-apparatuur en bedrijfsmiddelen die het datacenter van stroom voorzien een veel kortere levensduur. Software-assets moeten regelmatig om de drie tot vier jaar worden bijgewerkt, en hardware-assets hebben ook regelmatig upgrades nodig om de betrouwbaarheid te behouden.
Zonder deze regelmatige updates kunnen de kwetsbaarheden in deze IT-assets worden blootgelegd door cybercriminelen en kunnen oudere assets gewoon niet meer werken.
Kortom, het kan de algehele prestaties van het datacenter in gevaar brengen en de veiligheid/integriteit van gegevens die zijn opgeslagen in en getransporteerd van/naar het datacenter.
Er zijn twee hoofdscenario's waarin een datacenter-ontmantelingsproces vereist is:
1. Vervanging van oudere IT-apparatuur
Het buiten gebruik stellen van oudere IT-assets en deze vervangen door nieuwe assets kan in de praktijk gemakkelijker gezegd zijn dan gedaan. Zelfs als het iets is dat regelmatig in organisaties wordt uitgevoerd, is een zorgvuldige planning nog steeds vereist.
Een belangrijk punt bij het gedeeltelijk buiten gebruik stellen en vervangen van bedrijfsmiddelen in een draaiend datacenter is het minimaliseren van downtime door rekening te houden met afhankelijkheden tussen bedrijfsmiddelen.
2. Het datacenter buiten gebruik stellen
Een datacenter moet om de een of andere reden buiten gebruik worden gesteld, bijvoorbeeld wanneer een bedrijf besluit om al zijn activiteiten naar een cloudgebaseerde omgeving te migreren, het datacenter te verplaatsen of simpelweg wanneer een organisatie de activiteiten stopzet.
In de praktijk vereist het buiten gebruik stellen van een datacenter een zorgvuldig ontmantelingsplan, dat behoorlijk complex kan zijn. Afhankelijk van de grootte van het datacenter kunnen er veel IT-activa zijn die buiten gebruik moeten worden gesteld, waardoor het ontmantelingsproces van het datacenter een zeer complex project wordt.
Om nog maar te zwijgen, er kunnen ook lokale, provinciale en federale voorschriften zijn waaraan u moet voldoen bij het uitvoeren van het ontmantelingsproces. In dergelijke gevallen kan de hulp van gecertificeerde professionals nodig zijn om ervoor te zorgen dat de relevante regelgeving wordt nageleefd.
Waarom zou u een ontmantelingsplan voor datacenters nodig hebben?
U heeft een ontmantelingsplan voor het datacenter nodig om ervoor te zorgen dat het hele proces soepel kan worden uitgevoerd. Dit is belangrijk vanwege de volgende redenen:
1. Gegevensbeveiliging
Een ontmantelingsplan voor een datacenter moet de juiste stappen identificeren om de privacy, integriteit en veiligheid van gegevens die in het datacenter zijn opgeslagen te waarborgen.
Er moet ook een back-up worden gemaakt van kritieke gegevens om verlies van informatie te voorkomen, en afhankelijk van de toepasselijke regelgeving kan van u worden verlangd dat u een back-up maakt van gegevens die zijn opgeslagen op fysiek vernietigde/gerecycleerde apparatuur als bewijs van welke informatie op de IT-apparatuur is opgeslagen.
2. Documentatie
Bij een goed ontmantelingsproces van een datacenter hoort ook het zorgen voor een goed auditspoor door een lijst bij te houden van alle ontmantelde bedrijfsmiddelen, gegevens over ontmanteling, welke stappen er precies zijn uitgevoerd, enzovoort.
Afhankelijk van uw branche en locatie kan het bijhouden van een uitgebreide audittrail ook wettelijk verplicht zijn.
3. Beheer van toegangscontrole
Bij het buiten gebruik stellen van oude apparatuur of het buiten gebruik stellen van het hele datacenter is beheer van gebruikersauthenticatie een must. Gebruikers-ID's moeten van de buiten gebruik gestelde apparatuur of het hele systeem worden verwijderd, zodat ze geen toegang meer hebben tot het systeem/netwerk.
Wanneer activa worden vervangen door nieuwe, moet dit proces ook zorgen voor de overdracht van gebruikers-ID's van de oude IT-activa naar de nieuw geïnstalleerde.
7S van ontmanteling van datacenters
Hoewel het daadwerkelijke ontmantelingsproces van geval tot geval zal verschillen, moeten alle ontmantelingsprocessen rekening houden met deze 7S-factoren:
MAAT: het buiten gebruik stellen van een datacenter van 1,000 vierkante meter vereist een andere aanpak dan het buiten gebruik stellen van een datacenter van 1 miljoen vierkante meter. Hoe groter het formaat, hoe meer apparatuur en IT-middelen u zult hebben, en hoe meer u aandacht moet besteden aan beveiliging.
Veiligheid: zoals in gegevensbeveiliging, maar ook fysieke beveiliging van uw datacenter. Het waarborgen van de veiligheid en integriteit van gegevens moet de belangrijkste focus zijn van elk datacenterontmantelingsproces,
Gevoeligheid: hoe cruciaal is het datacenter voor de huidige dagelijkse bedrijfsvoering van de organisatie? Zijn de gegevens die zijn opgeslagen in het datacenter voor 100% gemigreerd naar de cloud of naar een nieuwe locatie, of zijn er gegevens en bedrijfsmiddelen die buiten gebruik moeten worden gesteld en die nog steeds bedrijfskritisch zijn?
Software: afhankelijk van de grootte van het te ontmantelen datacenter en de complexiteit van het ontmantelingsplan, zult u hoogstwaarschijnlijk de hulp van softwareoplossingen nodig hebben bij het ontmantelingsproces. U hebt een softwareoplossing nodig om de te ontmantelen bedrijfsmiddelen te identificeren en te volgen, en een andere om de voortgang bij te houden (bijv. GANTT-diagramsoftware). Idealiter wilt u softwareoplossingen die specifiek zijn ontworpen voor het buiten gebruik stellen van IT-activa. Uw opties kunnen beperkt zijn en deze softwareoplossingen kunnen duur zijn, en dit is waar u de hulp van een professional kunt inroepen ontmantelingsbedrijf van datacenters kan helpen.
Verkoopbaarheid: om de ROI te maximaliseren, is het cruciaal om nauwkeurig vast te stellen welke IT-assets in uw datacenter nog steeds waardevol zijn, en zo ja, wat is de juiste waardering? Onderschat de waarde van uw oudere IT-middelen niet, ook al zijn ze momenteel niet in goede staat.
Verfijning: verwijst naar volledige en nauwkeurige documentatie van het ontmantelingsproces van uw datacenter van begin tot eind. Afhankelijk van de grootte van uw datacenter, het doel van de buitengebruikstelling en de IT-assets die buiten gebruik moeten worden gesteld, kunt u andere criteria hanteren voor wat wordt gezien als geavanceerde documentatie.
Volgorde: in welke volgorde moeten de stappen van de ontmanteling worden uitgevoerd? In de praktijk zullen we met veel verschillende factoren rekening moeten houden, zoals afhankelijkheden tussen software- en hardwaremiddelen, de algehele complexiteit van het proces en meer.
Een ontmantelingsplan voor een datacenter ontwikkelen: basisprincipes
Om de bovengenoemde redenen is een robuust en uitgebreid ontmantelingsplan voor datacenters vereist om een soepel ontmantelingsproces te garanderen.
Een ontmantelingsplan voor het datacenter moet dekken minstens de volgende gebieden:
De juiste handelwijze voor elk IT-activum dat buiten gebruik wordt gesteld, of het nu gaat om verkoop, hergebruik, verwijdering of recycling van het activum, naast andere opties.
Bij het vervangen van oudere IT-assets door nieuwe:
Plannen hoe de oudere IT-activa zullen worden verwijderd om ruimte te geven aan nieuwe activa.
Het plannen van gegevensback-up en -herstel van de oude apparatuur naar de nieuwe
Planning van de overdracht van gebruikers-ID en authenticatie naar nieuwe apparaten
Zorg voor een veilig en milieuvriendelijk IT-verwerkings-/recyclingproces
Veilig wissen van gegevens bij het weggooien/buiten gebruik stellen van opslagapparaten of IT-activa waarin gegevens zijn opgeslagen
Maximaliseren van de ROI van ontmantelde bedrijfsmiddelen
Een belangrijke overweging bij het plannen van een datacenterontmantelingsproces is het maximaliseren van de ROI van elk IT-activum dat buiten gebruik wordt gesteld door het volgende in overweging te nemen:
De gemiddelde marktwaarde van het buiten gebruik gestelde IT-activum.
De staat van het buiten gebruik gestelde IT-activum (of het mogelijk is het asset opnieuw te gebruiken of te verkopen, gebruikte cpu or GPU.)
Of het buiten gebruik gestelde IT-middel gevoelige of vertrouwelijke gegevens bevat. Voor het veilig wissen van gegevens kunnen extra kosten nodig zijn.
Kosten van het nieuwe IT-activum dat het buiten gebruik gestelde IT-activum zal vervangen.
Op basis van deze overwegingen hebben we drie hoofdopties:
hergebruik: als de doorverkoopwaarde van het bedrijfsmiddel relatief laag is, maar het nog in bruikbare staat verkeert, dan kunnen we het bedrijfsmiddel een andere bestemming geven. (dwz oudere harde schijven gebruiken als externe schijven.)
Verkopen: als de doorverkoopwaarde nog steeds relatief hoog is en als veilig wissen van vertrouwelijke gegevens mogelijk en kosteneffectief is, dan verkoop van de gebruikte datacenterapparatuur is de beste optie.
verwijdering: als we het bedrijfsmiddel niet kunnen verkopen of hergebruiken, of als het niet mogelijk is om de vertrouwelijke gegevens die zijn opgeslagen in het buiten gebruik gestelde bedrijfsmiddel veilig te wissen, dan is fysieke vernietiging en/of recycling wellicht de enige haalbare optie.
Een goed en alomvattend ontmantelingsplan voor datacenters moet in detail de verschillende acties bespreken die zullen worden ondernomen voor elk ontmanteld IT-middel.
Vergeet niet dat uw datacenter uniek is, dus er is geen standaardaanpak die u kunt gebruiken bij het ontwikkelen van uw datacenter-ontmantelingsplan. Het plan moet op maat worden gemaakt voor de unieke behoeften van het datacenter in kwestie, zodat we een vlotte uitvoering van het ontmantelingsproject kunnen garanderen.
Samenwerken met ITAD-leverancier versus interne ontmanteling
Allereerst is er één beslissing die u moet nemen: zou u het data-ontmantelingsproces alleen kunnen doen? Of heb je hulp van buitenaf nodig?
Ook als je technisch wel doe dit in eigen huis, is het kostenbesparend? Kunt u uw kostbare tijd beter gebruiken om de kritieke taken van uw organisatie uit te voeren?
Vooral als u zich in een sterk gereguleerde sector bevindt (dwz de gezondheidszorg), kan het een goed idee zijn om een professionele leverancier te vragen om u te helpen. U zou niet 100% van de potentiële aansprakelijkheid willen behouden om wat geld te besparen. In plaats daarvan is het waarschijnlijk beter om die potentiële aansprakelijkheid door te geven aan een professioneel ITAD-bedrijf dat is R2v3 & RIOS-gecertificeerd en verzekerd, zodat ze ook uw potentiële verliezen kunnen dekken.
Vergeet niet dat u ook de integriteit van uw gegevens en de potentiële waarde van uw apparatuur wilt beschermen.
U kunt het beste op zoek gaan naar een ITAD-leverancier die referenties kan geven naar ontmantelingsprojecten die vergelijkbaar zijn met die van u. Vraag naar certificeringen en verzekeringsdocumenten bij het evalueren van verschillende leveranciers en bepaal uiteraard hoeveel u bereid bent te besteden voor hun hulp (uw budget).
Tenzij u al over een aanzienlijke beveiligingsinfrastructuur beschikt, is het waarschijnlijk beter om samen te werken met een geloofwaardige ITAD-leverancier. Zij ontwikkelen (samen met u) het ontmantelingsplan voor het datacenter en voeren het project uit, en u kunt eenvoudig toezicht houden en monitoren.
Nu we de overwegingen op hoog niveau hebben besproken over hoe we een datacenterontmantelingsproces moeten plannen, gaan we in deze sectie verder met een stapsgewijze handleiding over het datacenterontmantelingsproces.
Zelfs als u samenwerkt met een ITAD-leverancier bij het ontmantelen van uw datacenter, moet u samenwerken met de leverancier om een alomvattend projectplan op te stellen. Hoewel zij misschien degenen zijn die het zware werk uitvoeren, moet u hun plan zorgvuldig evalueren voordat u uw goedkeuring geeft.
Met dat gezegd zijnde, laten we beginnen met de eerste stap.
Stap 1: De reikwijdte van het werk bepalen
De eerste stap bij het ontwikkelen van uw plan gaat over het schetsen van alle details van het ontmantelingsproces, en we moeten beginnen met het definiëren van de reikwijdte van het werk:
De totale grootte van het datacenter
De doelstelling(en) van het ontmantelingsproject
KPI's om het succes van het project te meten
Tijdlijn van het project (wanneer het project klaar moet zijn)
Budget inschatten
Stel een ontmantelingsprojectteam samen (negeer dit als u met een leverancier werkt).
Wijs een projectleider aan
Maak een lijst van alle stakeholders die betrokken zullen zijn bij het project
Stap 2: Activa identificeren
De volgende stap is het identificeren van activa die buiten gebruik moeten worden gesteld. Besteed aandacht aan afhankelijkheden bij het plannen van de buitengebruikstelling van activa: een van de activa die u overweegt buiten gebruik te stellen, kan in feite een kritieke toepassing uitvoeren die afhankelijk is van een andere.
Hoeveel activa moeten worden verwijderd?
Gebruik tools voor netwerkdetectie om activa te identificeren en volg fysieke beoordelingen op.
Lijst met alle hardware- en softwareactiva die buiten gebruik moeten worden gesteld
Identificeer apparaten die mogelijk speciale overwegingen/technische expertise vereisen om ze te verplaatsen
Ontwikkel een gedetailleerde IT-activakaart met een lijst van apparatuur en de locatie van items die buiten gebruik moeten worden gesteld. Vergelijk indien nodig met uw CMDB's.
Neem contact op met een leverancier van datacenterontmanteling om te bepalen wat u gaat doen met elk apparaat/activum: hergebruik, verkoop, vernietiging/recycling, enz.
Stap 3: Ontwikkel een alomvattend plan
Op basis van de inventarisatie die je in de vorige fase hebt gedaan, kun je in deze fase beginnen met het plannen van de uitvoering van het ontmantelingsproject.
Ontwikkel een uitvoeringsplan
Lijst met alle uit te voeren werkzaamheden
PIC voor elke taak
Rollen en verantwoordelijkheden van verschillende stakeholders
Ontwikkel een planning/tijdlijn voor het ontmantelingsproject.
Identificeer of het ontmantelingsproject samenvalt met werkuren (met name piekuren) en of u meldingen moet sturen over mogelijke service-uitval
Zet back-upsystemen en workflows op om ervoor te zorgen dat er geen kritiek verlies van stroom of gegevens optreedt
Identificeer en annuleer onderhoudscontracten van leveranciers voor getroffen apparatuur
Bereid volgnummers voor voor activa die buiten gebruik worden gesteld
Maak een lijst met contactpersonen voor mogelijk getroffen belanghebbenden en de voorkeursmethode voor communicatie voor elk
Bevestig de activalijst opnieuw. Controleer alles opnieuw en identificeer alle activa opnieuw als dat nodig is
Verwijderinstructies voor noodgeneratoren en hulpapparatuur
Verwijderingsinstructies voor koelsystemen, inclusief bekabeling, leidingen, leidingwerk en extra gereedschap
Stap 4: gereedschappen, benodigdheden en arbeidsvereisten voorbereiden
Bereid de gereedschappen en arbeidsvereisten voor bij elke stap van het ontmantelingsproject:
Identificeer wie elke taak zal overzien en uitvoeren (als u externe leveranciers gebruikt, zorg er dan voor dat u van tevoren de nodige achtergrond-/beveiligingscontrole uitvoert)
Stap 5: Veilig wissen van gegevens en/of fysieke vernietiging van bedrijfsmiddelen
Verzamel relevante belanghebbenden voorafgaand aan het eigenlijke ontmantelingsproces, bespreek de details en verzamel input
Identificeer de soorten gegevens die uw organisatie routinematig transporteert en/of genereert, en beslis hoe u met elke gegevenscategorie moet omgaan
Stel duidelijke dataverwijderingsprotocollen op. Definieer of er kritieke stappen zijn die menselijk toezicht en autorisatie vereisen voordat u verder gaat
Bepaal de juiste methode voor het wissen van gegevens voor elk opslagapparaat en/of elk type gegevens: de schijf fysiek vernietigen (versnipperen/verbranding), demagnetiseren, softwaretools gebruiken om gegevens veilig te wissen, enz.
Wees duidelijk en volledig in de verwachtingen van uw organisatie met betrekking tot het proces van veilige dataverwijdering en/of fysieke vernietiging
Identificeer welke apparaten naar een andere locatie worden vervoerd voor uitroeiing/vernietiging en welke ter plaatse worden ontsmet
Koppel tijdens de daadwerkelijke buitengebruikstelling de apparatuur veilig los van het netwerk en tag activa voor buitengebruikstelling.
Stap 6: Inpakken en vervoeren
Gebruik geschikte activabeheersoftware om alle activa te volgen
(Voor activa die zullen worden gerecycled) Label elk stuk buiten gebruik gestelde activa om aan te geven waar het naartoe gaat en de eigenaar van het apparaat
Bevestig afdrukken aan de apparatuur met instructies voor waar de apparatuur voor elk activum naartoe zou worden verplaatst
Bereid een speciale ruimte voor voor het inpakken van bedrijfsmiddelen, afhankelijk van het aantal buiten gebruik gestelde apparatuur en/of de vereiste grootte.
Gebruik de juiste verpakkingsmaterialen voor elk activum, zoals u in de vorige stappen hebt gepland
Zorg ervoor dat u voor ontmanteling op locatie de stappen volgt die zijn uiteengezet in het projectplan voor het vrijmaken van de demontageruimte
Stap 7: Evaluatie
Controleer opnieuw met de IT- en boekhoudteams of buiten gebruik gestelde activa correct zijn geregistreerd
Coördineer met de door u gekozen leverancier van IT Asset Decommissioning (ITAD) om de veilige verwijdering van gegevens te bevestigen.
Verkrijg Certification of Destruction (CoD) voor relevante activa/gegevens
Bereken de totale teruggewonnen waarde die terugkomt in uw IT-budget (met verkoop van gebruikte apparatuur, enz.). Geschikte ITAD-providers helpen u bij elke fase van het ontmantelingsproces om ervoor te zorgen dat u het rendement uit ongebruikte bedrijfsmiddelen maximaliseert
Bekijk alle relevante documentatie voor en na het proces om naleving te garanderen
Sluiting Gedachten
Om samen te vatten, moet uw ontmantelingsplan voor uw datacenter zeven verschillende stappen bevatten:
De reikwijdte van het werk bepalen
Het identificeren van te ontmantelen activa
Het ontwikkelen van een integraal plan
Voorbereiden van gereedschappen, benodigdheden en arbeidsvereisten
Veilig gegevens wissen en activa vernietigen
Inpakken en vervoeren
Evaluatie
Naast een zorgvuldige planning van het ontmantelingsproject van het datacenter, is het ook cruciaal om
kies de juiste partner die u kan helpen bij het veilig uitvoeren van het ontmantelingsproject.
Zoek als uw partner naar een specialist voor het verwijderen van IT-activa die holistische ontmantelingsservices voor datacenters biedt. Big Data Supply Inc. is een R2v3 & RIOS (Responsible Recycler) gecertificeerd recyclingbedrijf voor IT-activa die uw partner kan zijn bij het waarborgen van een milieuvriendelijk en gegevensbeveiligingsconform ontmantelingsproces voor uw datacenter.
