Het opstellen van een IT-budget is altijd al een uitdaging geweest, maar in de post-pandemische wereld is het wellicht nog lastiger geworden, nu cloudmigratie, thuiswerken, livestreaming en cybersecurity noodzakelijk zijn geworden en zorgvuldig als prioriteiten moeten worden beschouwd.
Aan de andere kant moeten we nog steeds een budget toewijzen voor de dagelijkse IT-operaties en groei, evenals het toekomstbestendig maken van uw infrastructuur, wat het hele proces nog uitdagender maakt.
Waar moet u uw IT-budget op richten in een jaar waarin de wereld zich nog steeds herstelt van de COVID-19-pandemie en een recessie dreigt? Wat is de beste aanpak om effectieve besluitvorming te garanderen?
In deze handleiding bespreken we alles wat u moet weten over IT-budgettering om een optimaal budgetteringsproces te garanderen en veelvoorkomende budgetteringsfouten te vermijden.
Aan het einde van deze handleiding zou u hebben geleerd over:
En meer.
Laten we zonder verder oponthoud meteen met deze gids beginnen:
IT-budgettering verwijst naar het proces waarbij een bedrijf een plan opstelt voor de besteding van het budget aan IT-gerelateerde zaken (IT-infrastructuur, personeel, benodigdheden, enz.). De term ' budget' verwijst naar het schriftelijke document waarin het bestedingsplan is vastgelegd.
Het belangrijkste doel van de begroting is om onze uitgaven te beheersen. De meeste, zo niet alle, bedrijven hebben altijd te maken met beperkte middelen, en een goede budgettering zorgt ervoor dat de IT-afdeling altijd genoeg geld heeft om haar doelstellingen te bereiken.
Met budgettering kan het bedrijf (en in dit geval de IT-afdeling) prioriteit geven aan zijn uitgaven en zijn middelen richten op de belangrijkste dingen die het bedrijf kunnen helpen succes en groei te behalen. Tegelijkertijd voorkomt het dat er te veel wordt uitgegeven aan items die niet echt belangrijk zijn voor de IT-afdeling.
Voordat we met het budgetteringsproces beginnen, is het belangrijk om rekening te houden met het volgende:
1. Het opstellen van een actueel IT- masterplan
Een actueel en uitgebreid IT-masterplan is essentieel als basis voor de gehele IT-strategie van uw bedrijf.
Het IT-masterplan moet ingaan op de huidige staat van uw IT-omgeving en uw IT-plan op strategisch niveau voor ten minste de komende jaren. Meestal bevat het masterplan een algemene tijdlijn voor toekomstige verbeteringen en fixes, samen met het vereiste budget.
Als uw bedrijf een masterplan heeft, maar het is relatief oud (gemaakt vóór de pandemie, ), overweeg dan om het bij te werken of een nieuw plan te maken, rekening houdend met:
2. Levenscyclus van IT-apparatuur
Het is cruciaal om nauwkeurig te begrijpen welke IT-activa en -platforms moeten worden bijgewerkt of geüpgraded en welke buiten gebruik moeten worden gesteld. Overweeg ook hoe u migratie uitvoert bij het upgraden van oudere activa.
Stel zorgvuldig een lijst samen van welke activa moeten worden bijgewerkt of geüpgraded, en geef prioriteit aan deze initiatieven bij het schatten van uw budget.
3. Identificeer bedreigingen
Een van de meest voorkomende fouten die IT-afdelingen maken bij het budgetteren, is het niet kennen en begrijpen van de dreigende gevaren voor de IT-omgeving, terwijl een aanzienlijk deel van het budget juist zou moeten worden besteed aan de bescherming van het bedrijf tegen deze gevaren.
Maak een lijst met mogelijke beveiligingsbedreigingen en prioriteer ze van de gevaarlijkste, en maak Incident Response Plans (IRP's) voor deze bedreigingen.
Budgeteer vervolgens om ten minste de vijf belangrijkste bedreigingen op te lossen.
Zorg ervoor dat u best practices op het gebied van cyberbeveiliging in overweging neemt en dat u rekening houdt met veelvoorkomende bedreigingen zoals datalekken, malware, ransomware, DDoS en andere voordat u uw budget schat.
4. Nieuwe technologische trends
Zijn uw huidige infrastructuur en oplossingen up-to-date genoeg volgens de meest recente technologische trends?
Verouderde infrastructuur kan uw productiviteit schaden en/of uw systeem en netwerk in gevaar brengen. Overweeg nieuwere technologieën en oplossingen en neem de tijd om af te wegen in welke u zou moeten investeren, en ontvang nauwkeurige kostenramingen om in uw budget op te nemen.
5. Vergeet HR-kosten niet mee te nemen
Evalueer uw talentvereiste en zorg ervoor dat u voldoende budget opneemt voor de salarissen van uw IT-team. U kunt outsourcing ook overwegen voor minder kritieke rollen en verantwoordelijkheden om de totale kosten te minimaliseren.
Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en uw beschikbare budget, kunt u ook overwegen om de diensten van gekwalificeerde consultants te budgetteren, bijvoorbeeld om te helpen bij cyberbeveiliging en het aannemen van personeel.
6. Houd rekening met migratiekosten
Zorg er bij het schatten en plannen van uw budget voor dat u de werkelijke kosten inschat voor het migreren en integreren van nieuwe technologie (d.w.z. cloudmigratie, verplichte training voor nieuwe oplossingen, enz.). Maak voor elke oplossing ook een schatting van de benodigde internetbandbreedte, opslagcapaciteit en overtolligheidsvereiste.
In de praktijk kunnen de dagelijkse IT-activiteiten zoveel verschillende elementen en variabelen omvatten, dus het kan in de praktijk een hele uitdaging zijn om uw budget in te schatten om al deze elementen op te nemen.
Om nog maar te zwijgen, zelfs als u uw budget met succes hebt vastgesteld, zal het bijhouden van uw uitgaven voor al deze verschillende variabelen een andere uitdaging vormen.
Dat gezegd hebbende, kunnen we het IT-budget opdelen in drie verschillende categorieën om het u gemakkelijker te maken:
Hieronder zullen we ze één voor één bespreken met een meer diepgaande benadering.
Budgetteer uw dagelijkse IT-activiteiten. Het belangrijkste doel van het opstellen van een operationeel IT-budget is ervoor te zorgen dat uw IT-middelen veilig zijn en tegelijkertijd de productiviteit te optimaliseren. Daarom wordt een operationeel budget ook wel MOOSE-budget genoemd (Maintain and Operate the Organization, Systems, and Equipment).
Veelvoorkomende kostenelementen die in het uitvoeringsbudget zijn opgenomen, zijn:
Hoewel het niet in steen gebeiteld is, besteden de meeste bedrijven ongeveer 50% tot 60% van het totale IT-budget aan het Run-budget.
Een belangrijke overweging bij het plannen van uw IT-budget is echter dat de wereldwijde pandemie de totale kosten voor het beheren en verzekeren van IT-middelen heeft verhoogd, met name door toegenomen cyberbeveiligingsdreigingen en de infrastructuurvereisten van de WFA-situatie. Houd rekening met een stijging van de IT-operationele kosten tot wel 25% bij het opstellen van uw operationele budget.
Het groeibudget moet de kosten dekken om de IT-middelen, infrastructuur en het team dat u al heeft op te schalen om uw bedrijf verder te laten groeien.
Veelvoorkomende kostenelementen die in Grow Budget zijn opgenomen, zijn:
Een belangrijke trend van de afgelopen jaren is dat bedrijven meer investeren in cloud computing en cloudopslag, omdat dit een flexibeler Grow-budget mogelijk maakt. Met een cloudinfrastructuur is het veel goedkoper om meer opslagruimte of rekenkracht aan te schaffen dan met het toevoegen van nieuwe fysieke SSD's of nieuwe CPU's. Hierdoor kunnen bedrijven groeien in hun eigen gewenste tempo, en wanneer de behoefte aan snelle groei zich aandient, zijn er geen zeer grote investeringen nodig.
Houd er rekening mee dat meer investeren in Grow Budget in de meeste gevallen ook betekent dat je Run Budget moet verhogen. Als het Grow Budget in wezen gaat over het vergroten van de capaciteit, dan heb je een Run Budget nodig om de verhoogde capaciteit aan te kunnen.
Als u bijvoorbeeld van plan bent om elke week 50% van de klanten aan te nemen, dan heeft u IT-middelen, infrastructuur en teamleden nodig die deze groei aankunnen. Zorg ervoor dat u beide soorten budgetten in overweging neemt bij het ontwikkelen van initiatieven om uw bedrijf te laten groeien.
Het Transform Budget is, zoals de naam al doet vermoeden, de kosten die nodig zijn om zakelijke initiatieven te financieren waarmee u op verschillende manieren zaken kunt doen.
Deze beschrijving lijkt misschien vaag, maar als uw bedrijf op dit moment bijvoorbeeld niets online verkoopt, dan zou investeren in eCommerce-initiatieven een onderdeel moeten zijn van uw Transform-kosten.
Veelvoorkomende uitgaven in Transform Budget kunnen zijn:
Nogmaals, wanneer een nieuwe oplossing met succes is geïmplementeerd, moet u een budget toewijzen om deze te gebruiken (verhoging van het Run-budget) en, indien mogelijk, te schalen (verhoging van het Grow-budget).
Een andere veelvoorkomende uitdaging bij het ontwikkelen van nieuwe initiatieven is dat uw bestaande IT-team mogelijk niet de vereiste expertise of tijd heeft om aan de nieuwe initiatieven te werken. In dergelijke gevallen moet u mogelijk nieuw personeel aannemen of het transformatie-initiatief uitbesteden aan externe experts, wat zich vertaalt in extra kosten.
Er zijn veel verschillende manieren om IT-budgettering te benaderen, die uniek zou moeten zijn voor elke organisatie.
Hieronder zullen we echter de best practices delen die u kunt gebruiken om uw IT-budgettering succesvol te plannen en uit te voeren:
Wie moet worden betrokken bij het IT-budgetteringsproces?
Kort gezegd: iedereen met budgetbevoegdheid moet meedoen. Leiders en belanghebbenden van het IT-team zijn de meest voor de hand liggende deelnemers, maar mogelijk moet u ook leden van andere afdelingen betrekken, afhankelijk van hun IT-behoeften. De marketing- en verkoopafdeling hebben bijvoorbeeld doorgaans meer IT-behoeften dan de HR- of financiële afdeling.
Als er in uw bedrijf een stuurgroep voor risicobeoordeling is, moeten deze ook worden betrokken bij het IT-budgetteringsproces.
Verantwoordelijkheden en voorbereiding
Mensen met begrotingsautoriteit die bij het begrotingsproces betrokken gaan worden, moeten de nodige voorbereidingen treffen om:
Aan de andere kant, als uw team een stuurgroep voor risicobeoordeling betrekt, moeten zij het volgende voorbereiden:
Bij het plannen van het budget moet rekening worden gehouden met de mogelijke kosten voor het omgaan met deze risico's, dus het is belangrijk om zo vroeg mogelijk voorgestelde plannen voor risicobeheersing te ontwikkelen.
Het kan lastig zijn om te bepalen wanneer je moet beginnen met budgetteren en plannen.
Aan de ene kant zou je niet te vroeg willen beginnen, aangezien je het hoogstwaarschijnlijk onderweg zult moeten veranderen en herzien. Aan de andere kant wilt u niet te lang wachten, omdat u misschien niet genoeg tijd heeft om u voor te bereiden en ervoor te zorgen dat u binnen het budget blijft.
Als algemene vuistregel geldt dat u drie tot zes maanden voordat de daadwerkelijke activiteit begint, moet beginnen met budgetteren met specifieke prijzen.
U kunt de deelnemers echter eerder betrekken om mogelijke IT-behoeften te bespreken, maar u kunt het rustig aan doen en u hoeft de specifieke prijs pas later in te schatten.
Om een nauwkeurige en effectieve budgetraming te garanderen, is het cruciaal om veel communicatie tussen deelnemers en de IT-afdeling op te nemen.
Bij deze communicatiesessies moeten niet alleen alle deelnemers van het planningsteam worden betrokken, maar het wordt ook aanbevolen om ten minste één leidinggevende op C-niveau en hoofden van belangrijke afdelingen die technologische ondersteuning nodig hebben, erbij te betrekken. Deze partijen moeten de behoeften van elke deelnemer beoordelen terwijl ze elkaar feedback geven.
De IT-afdeling moet te allen tijde klaar staan om aan de behoeften van andere afdelingen te voldoen door tijdens deze afstemmingssessies specifieke technische vereisten te verstrekken en tegelijkertijd een prijsschatting te geven.
Een ander belangrijk element dat vaak over het hoofd wordt gezien bij het plannen van een IT-budget, is het maximaliseren van de waarde van oudere en ongebruikte IT-apparatuur, vooral als u van plan bent deze oudere IT-middelen te upgraden of te vervangen.
Bij het vervangen van uw oudere IT-assets moet u met twee dingen rekening houden:
Dat gezegd hebbende, zijn er drie basisopties om de waarde van gebruikte IT-apparatuur te maximaliseren en tegelijkertijd de gegevensbeveiliging en -integriteit te waarborgen:
Om de waarde van uw gebruikte IT-middelen te maximaliseren, kunt u de hulp inschakelen van bedrijven die gespecialiseerd zijn in het ontmantelen van IT-apparatuur, zoals Big Data Supply Inc.
Big Data Supply Inc. is een R2v3- en RIOS-gecertificeerd bedrijf voor de recycling van elektronica dat:
Vaak is de belangrijkste uitdaging bij budgettering het verzamelen van nauwkeurige prijzen voor elke uitgave.
Nauwkeurige prijzen zijn zelden online beschikbaar, en hoewel u offertes van leveranciers kunt opvragen, krijgt u de informatie mogelijk niet snel genoeg omdat ze uw verzoek mogelijk geen prioriteit geven als u niet actief bij hen koopt.
Een andere veelgemaakte fout is om de kosten met toegevoegde waarde die u van verkopers krijgt te gebruiken als regelitems in uw budget. De kosten van de aanschaf van alleen een IT-middel zijn niet altijd de werkelijke kosten.
In de meeste gevallen is het doorgaans beter om andere bedrijven die u kent of een MSP (Managed Service Provider) te vragen naar de werkelijke kosten van bepaalde artikelen. Een andere haalbare optie is om een ervaren consultant in te huren om het onderzoek te doen voor nauwkeurige prijzen.
Binnen het budget blijven: werkelijke uitgaven bijhouden
Ervoor zorgen dat uw werkelijke uitgaven binnen het afgesproken budget blijven, kan in de praktijk ook een uitdaging zijn, en u zult het hele jaar door de IT-kosten en -uitgaven moeten bijhouden.
Hier zijn enkele tips:
Het plannen van een IT-budget en ervoor zorgen dat u binnen dit budget blijft, kan in de praktijk een uitdaging zijn, vooral als u de onderstaande veelgemaakte IT-budgetteringsfouten niet vermijdt:
Inkomende cyberaanvallen kosten u geld. Als u uw budget dus niet afstemt op deze beveiligingsrisico's, kan zelfs één succesvolle aanval uw hele budget ruïneren.
Technische schuld zijn de kosten die u maakt wanneer u IT-assets corrigeert die momenteel in uw omgeving worden gebruikt en die moeten worden vervangen. Als u bij het plannen van uw budget geen rekening houdt met mogelijke technische schulden, kan dit in de toekomst een probleem worden.
Evalueer de mogelijkheden van:
U moet gerelateerde vergoedingen en extra kosten in rekening brengen bovenop de kosten van het aanschaffen van een oplossing. Ook budget voor de kosten van lopend beheer en onderhoud.
Helaas kan het weken duren om nauwkeurige en bruikbare offertes van uw leveranciers te krijgen, dus het is belangrijk om voldoende tijd te nemen bij het schatten van uw prijzen. Vertrouw niet op eerder vermelde tarieven, aangezien prijzen zelfs binnen enkele weken, zo niet dagen drastisch kunnen veranderen.
Hoewel het opstellen van een IT-budget een zeer uitdagend proces kan zijn, bieden de bovenstaande praktische tips een solide basis om ervoor te zorgen dat uw IT-budget goed aansluit op uw IT-masterplan.
Zorg ervoor dat u de juiste deelnemers betrekt wanneer u begint met het plannen van uw budget – betrek iedereen met begrotingsbevoegdheid – en onderhoud de communicatie tussen de deelnemers om ervoor te zorgen dat de IT- en bedrijfsstrategie goed op elkaar zijn afgestemd.
Ook als het gaat om het verzamelen van nauwkeurige prijzen, is het belangrijk om vroeg te beginnen en ruim de tijd te nemen, aangezien het weken kan duren voordat u nauwkeurige, bruikbare offertes van leveranciers kunt krijgen.
