Een veilig proces van het eerste rek tot het laatste certificaat.

4 redenen waarom ons proces 100% Veilig

Bij Big Data Supply betekent het ontmantelen van een datacenter in Los Angeles dat de IT-infrastructuur op een gestructureerde, veilige en gedocumenteerde manier uit een operationele locatie wordt verwijderd. Dat omvat de servers, de opslag, de netwerkapparatuur, de racks zelf en alles wat daarbij hoort. De meeste projecten die we in de regio Los Angeles zien, vallen onder een van de twee situaties, en het is belangrijk om ze van elkaar te onderscheiden omdat het werk verschillend is.

1. Vernieuwing en upgrades van de apparatuur

De meest voorkomende reden waarom bedrijven hier ons bellen, is een vernieuwing. De hardware is verouderd, er komen nieuwere en efficiëntere systemen bij en de oude apparatuur moet netjes worden verwijderd om plaats te maken. Zelfs als dit een routineklus is die het IT-team al eerder heeft gedaan, vereist het nog steeds coördinatie, zorgvuldige behandeling van apparatuur die mogelijk nog data bevat, en een plan voor waar alles naartoe moet. Dat is het onderdeel dat organisaties vaak uitbesteden, omdat het intern uitvoeren ervan medewerkers afleidt van de migratie waar ze zich daadwerkelijk mee bezighouden.

2. Volledige site-afsluiting

De andere mogelijkheid is een volledige sluiting, en daar zijn er momenteel behoorlijk wat van in en rond Los Angeles, omdat bedrijven hun werklast verplaatsen naar colocatie of de cloud en hun eigen ruimtes opgeven. Een shutdown is een grotere klus dan alleen het loskoppelen van hardware. Het omvat meestal grote hoeveelheden apparatuur, bekabeling, stroomvoorziening en ondersteunende systemen, en brengt compliance-eisen, veilige datavernietiging en een gedegen logistiek plan met zich mee. In Californië gelden er bovendien staats- en lokale regels bovenop de federale wetgeving, dus de afvalverwerking en recycling moeten worden uitgevoerd door iemand die daar verstand van heeft. Die combinatie is de reden waarom bedrijven ons inschakelen in plaats van een shutdown als een nevenproject te proberen uit te voeren.

Mensen gebruiken de twee termen bijna door elkaar, maar ze zijn niet helemaal hetzelfde. Het ontmantelen van een datacenter in Los Angeles betreft de fysieke kant van het werk: de geplande verwijdering van hardware uit de faciliteit, de inventarisatie, de ontkoppeling en het transport. IT-asset disposition, of ITAD, is het bredere programma dat bepaalt wat er met elk apparaat gebeurt nadat het is verwijderd, zoals datavernietiging, wederverkoop en waardeherstel, en de gecertificeerde recycling van wat er overblijft. Big Data Supply biedt beide diensten aan, dus hetzelfde bedrijf dat het serverrack verwijdert, wist of vernietigt ook de schijven, brengt de verkoopbare apparatuur op de markt en recycleert de rest. U ontvangt één set documenten die dit alles dekt.

Een succesvolle ontmanteling begint met een veilig en schriftelijk vastgelegd proces. Apparatuur buiten gebruik stellen is meer dan alleen de stekker eruit trekken en de ruimte vrijmaken. Als het werk slordig wordt uitgevoerd, kan de informatie op servers, harde schijven en andere opslagapparaten verloren gaan. Voor een bedrijf in Californië kan dit leiden tot een meldingsplichtig incident onder de privacywetgeving van de staat. Bedrijven die financiële, zorg-, onderwijs- of overheidsgegevens verwerken, lopen een nog groter risico. Daarom hanteren wij een gestructureerd proces dat de gegevens beschermt, een duidelijke registratie van verantwoordelijkheden bijhoudt en voldoet aan alle wettelijke verplichtingen. De vier onderstaande punten zijn het belangrijkst.

1. Maak een back-up van belangrijke zaken voordat er iets wordt verwijderd.

Voordat ook maar één apparaat wordt gewist, vernietigd of afgevoerd, moeten de gegevens die het bedrijf nog nodig heeft, worden bewaard. We adviseren klanten om eerst veilige back-ups te maken van alles wat nodig is, want zodra een schijf is gewist of vernietigd, is er geen weg meer terug. In sommige gevallen dienen die back-ups later ook een juridisch of auditdoel, omdat ze documenteren wat er op de apparatuur stond op het moment dat deze werd afgeschreven.

2. Houd een volledig overzicht bij van al uw bezittingen.

Een degelijke audit trail is een van de belangrijkste factoren die een professioneel bedrijf onderscheidt van een doe-het-zelver met een busje. Wij houden een centraal register bij van elk object dat buiten gebruik wordt gesteld, inclusief de details van de apparatuur, hoe ermee is omgegaan, de onderhoudsdata en waar het terecht is gekomen. Dankzij dit register kunt u elk item volgen vanaf het moment dat het uw bedrijfspand verlaat tot aan de vernietiging, recycling of wederverkoop. Het is ook de reden waarom elk project dat we uitvoeren een inventarislijst van de activa bevat, en voor alles waar data op staat, een certificaat van vernietiging en een bewijs van de traceerbaarheid.

3. Regel de toegang en inloggegevens.

Toegangscontrole wordt vaak over het hoofd gezien zodra de hardware niet meer in gebruik is, en dat is een belangrijk aandachtspunt. Voordat de apparatuur wordt afgeschreven, moeten de accounts, machtigingen en authenticatie die aan die systemen zijn gekoppeld, worden gecontroleerd. Wij ondersteunen een workflow die oude gebruikers-ID's verwijdert, inloggegevens intrekt die niemand meer nodig heeft en de kans verkleint dat een afgeschreven systeem of een verouderde login een manier wordt om na de uitfasering van de apparatuur weer toegang tot het netwerk te krijgen.

4. Voldoe aan de nalevingsvereisten die op u van toepassing zijn.

Compliance speelt een cruciale rol bij veel van deze projecten. Afhankelijk van uw branche kunnen de relevante standaarden NIST, PCI DSS, HIPAA, FERPA of FISMA zijn. Voor bedrijven in Californië vormen de CCPA en CPRA de basis van deze standaarden. Veel van deze programma's vereisen gedetailleerde registratie van de activa gedurende de volledige levensduur van de apparatuur, van aankoop en gebruik tot vernietiging en uiteindelijke verwijdering. Een goed uitgevoerde ontmanteling van een datacenter in Los Angeles biedt u die registratie, wat uw risico verlaagt en het geheel veel gemakkelijker te verdedigen maakt als er ooit vragen over worden gesteld.

Mensen vragen ons voortdurend welk bewijs ze uiteindelijk krijgen, dus hier is het duidelijk. Voor elk project in Los Angeles waarbij data-opslagapparaten betrokken zijn, stellen we een set documenten op die een audit kunnen doorstaan. Dat is een gespecificeerde inventarislijst met elk apparaat en het bijbehorende serienummer, een vernietigingscertificaat voor elke schijf of opslagapparaat dat we wissen of fysiek vernietigen, en een traceerbaar overzicht van de goederenstroom die de apparatuur van uw locatie via transport, verwerking en uiteindelijke verwijdering heeft vervoerd. Het certificaat vermeldt de gebruikte methode voor elke categorie apparaten, of dat nu logische verwijdering volgens NIST 800-88 of fysieke vernietiging was. Als uw compliance- of juridische team de opmaak wil zien voordat u akkoord gaat, kunnen we geanonimiseerde voorbeelden van alle drie de documenten toesturen, zodat er geen verrassingen zijn.

Er is geen vaste prijs en iedereen die er een noemt zonder de situatie vooraf te hebben bekeken, gokt maar wat. De kosten voor het ontmantelen van een datacenter in Los Angeles hangen af ​​van een aantal factoren: hoeveel racks en apparatuur er worden verwijderd, hoeveel data-dragende schijven moeten worden gewist of vernietigd en op welke manier, of er ter plaatse personeel en transport nodig is of dat de apparatuur kan worden opgehaald, de kosten voor de verwijdering van materiaal zonder restwaarde, en de documentatie en verzekering die het project vereist. Werken in een hoog gebouw in het centrum met een gereserveerde goederenlift en beveiliging is duurder dan werken in een kantoor op de begane grond met een laadperron, dus de locatie is ook belangrijk.

Wat mensen vaak verrast, is dat de apparatuur meestal nog waarde heeft die de kosten compenseert. Bij veel projecten dekt de terugkoop van de herbruikbare servers, opslag- en netwerkapparatuur (gedeeltelijk of volledig) de verwijderingskosten. Bij projecten met nieuwere of gewilde hardware kan de terugverdiende waarde zelfs hoger uitvallen dan de kosten van de werkzaamheden. Dat is precies de reden waarom we de apparatuur stuk voor stuk beoordelen in plaats van deze als schroot te beschouwen. We maken gratis een offerte, meestal binnen één tot twee werkdagen nadat we uw apparatuurlijst hebben ontvangen. In de offerte worden de verwijderingskosten en de verwachte terugkoopwaarde naast elkaar weergegeven, zodat u het nettoresultaat kunt zien.

Het hangt vooral af van de omvang van de klus en het gebouw. ​​Een kleine opknapbeurt van een paar racks, die klaarstaan ​​voor afhaling, kan binnen een paar dagen na goedkeuring van het plan worden uitgevoerd. Een volledige sluiting van een locatie, inclusief het verwijderen van stroom en koeling, het coördineren van transport en het rekening houden met de geplande lifttijden van de datacenter, duurt meestal een paar weken vanaf de definitieve goedkeuring tot de afronding van de documentatie. Bij de offerte sturen we ook een planning met datums, zodat u precies weet wanneer de ruimte vrij is en wanneer de certificaten binnenkomen.

Omdat de grootste vertraging bij de ontmanteling vaak voortkomt uit het niet weten wat er vervolgens moet gebeuren, volgt hier een overzicht van de volgorde en de timing waar u rekening mee kunt houden. De exacte aantallen variëren afhankelijk van de omvang van het project en de locatie, dus beschouw dit als een indicatie. De definitieve data voor uw project zullen we schriftelijk vastleggen.

1. U kunt ons een lijst met benodigde apparatuur toesturen, of wij helpen u er een samen te stellen aan de hand van ons sjabloon. U ontvangt doorgaans binnen één tot twee werkdagen een offerte.
2. We stellen het afwikkelingsplan op voor elke categorie activa, dat wil zeggen wat wordt doorverkocht, wat opnieuw wordt ingezet en wat wordt gerecycled of vernietigd, en we bevestigen of aan alle toepasselijke compliance-vereisten wordt voldaan.
3. We plannen het ophalen of transport in, meestal binnen drie tot vijf werkdagen na goedkeuring van het plan. In de regio Los Angeles houden we rekening met de tijd die nodig is om een ​​laad- en loskade of een goederenlift te reserveren en om rekening te houden met eventuele verkeershinder.
4. De apparatuur wordt verwijderd, teruggebracht, geïnventariseerd en getest, en de gegevensdragers worden gewist of vernietigd volgens de overeengekomen norm.
5. De betaling voor de in aanmerking komende activa vindt plaats nadat de apparatuur is ontvangen, geïnventariseerd en getest, en het documentatiepakket met de certificaten en het bewijs van de goederenketen is overhandigd.

Een ontmantelingsplan is de routekaart voor het veilig en georganiseerd verwijderen van verouderde infrastructuur. Datacenters staan ​​constant onder druk wat betreft ruimte, stroom en koeling. Een plan voor de verwijdering van apparatuur is daarom essentieel voor een goed beheer van de faciliteit, en geen bijzaak. Met een goed plan kunt u voor elk afzonderlijk onderdeel een weloverwogen beslissing nemen, in plaats van alles hetzelfde te behandelen. Met een dergelijk plan helpen we organisaties in de regio Los Angeles om waarde terug te winnen, de betaalde vloeroppervlakte vrij te maken en ervoor te zorgen dat de apparatuur veilig en volgens de milieuwetgeving van de staat wordt afgevoerd.

Waarom het plan de moeite waard is

Een goed plan zorgt ervoor dat u meer rendement haalt uit uw afgeschreven apparatuur en verlaagt het risico terwijl alles in beweging is. Wij richten ons voor onze klanten op drie dingen.

1. Kies voor elk actief de juiste afwikkelingsroute.

Niet alles moet op dezelfde manier worden behandeld. Sommige activa zijn de moeite waard om door te verkopen, andere kunnen elders binnen uw organisatie worden hergebruikt en weer andere moeten direct naar een gecertificeerd recyclingbedrijf. We bekijken de apparatuur en adviseren de meest verstandige vervolgstap op basis van de staat, leeftijd, marktwaarde en eventuele wettelijke vereisten. Over het algemeen geldt dat nieuwere en goed onderhouden apparatuur de moeite waard is om door te verkopen, gemengde partijen en enterprise-opslag kunnen het beste via een terugkoopregeling worden afgehandeld, zodat u in één keer waarde en een gedocumenteerde vernietiging krijgt, en alles met harde schijven erin moet via een veilige afvoerprocedure worden verwerkt in plaats van via een consumentenmarktplaats zoals eBay of een veiling. We brengen dit in kaart aan de hand van uw daadwerkelijke inventaris, zodat u niet hoeft te gissen.

2. Maak de vloerruimte waar u voor betaalt vrij.

Een van de belangrijkste aspecten van het ontmantelen van een server is het efficiënt verwijderen van oude of vervangen apparatuur, zodat de nieuwe systemen zonder vertraging kunnen worden geïnstalleerd. In de regio Los Angeles, waar colocatieruimte en vierkante meters in het centrum niet goedkoop zijn, is een lege serverkast waar je nog steeds voor betaalt, weggegooid geld. Een gedetailleerd plan zorgt ervoor dat de oude hardware netjes wordt verwijderd en dat de ruimte klaar is voor de volgende stap.

3. Behandel de afhandeling op verantwoorde wijze.

Een echt bedrijf in Los Angeles dat zich bezighoudt met de ontmanteling van datacenters, moet meer doen dan alleen hardware verwijderen. Wij leggen de nadruk op veilige verwerking, verantwoorde recycling en een proces dat voorkomt dat materiaal op een stortplaats terechtkomt. Zo kunt u voldoen aan uw eigen interne normen en de duurzaamheidsverplichtingen die veel Californische bedrijven openbaar hebben gemaakt.

Hoe we het plan opstellen

Voordat we iets verwijderen, stellen we een plan op dat is afgestemd op uw infrastructuur, uw planning, uw wettelijke vereisten en het profiel van de activa zelf. Een werkbaar plan omvat de verwijdering, het transport, de mogelijkheden voor wederverkoop, de recycling en de uiteindelijke verwerking. Zonder een dergelijk plan verloopt een ontmanteling vaak ongeorganiseerd, traag en riskant. Een plan op maat voor uw locatie zorgt voor een soepelere overgang, een betere traceerbaarheid van de activa en een project dat daadwerkelijk op tijd wordt afgerond.

Waar het vermogen dat met pensioen is gegaan terechtkomt

Een belangrijk onderdeel van het plan is het bepalen van de beste bestemming voor elk afgeschreven apparaat. We beoordelen de apparatuur om te bepalen wat nog restwaarde heeft, wat intern hergebruikt kan worden en wat in een gecertificeerde recyclingstroom thuishoort. Bij veel projecten wordt de nieuwere, goed onderhouden apparatuur hergebruikt of verkocht om waarde terug te winnen, terwijl de oudere hardware, de onderdelen met lage waarde en het verbruiksmateriaal zoals bekabeling en leidingen naar een verantwoorde recyclingstroom gaan. Door elk apparaat afzonderlijk te bekijken, kunnen we zoveel mogelijk terugwinnen als redelijk is, terwijl we er tegelijkertijd voor zorgen dat alles veilig en conform de Californische regelgeving wordt verwerkt.

We voeren de ontmanteling uit in een aantal duidelijke fasen die bedoeld zijn om de gegevens te beschermen, de naleving van de regelgeving te waarborgen en alles van begin tot eind georganiseerd te houden. Elke locatie is een beetje anders, maar de meeste projecten volgen een van de twee trajecten, afhankelijk van of het gaat om het vernieuwen van apparatuur of het sluiten van de gehele faciliteit.

Fasen voor een apparatuurvernieuwing

Bij de vervanging van oudere systemen door nieuwere systemen werken we volgens een gecontroleerde procedure die de uitvaltijd tot een minimum beperkt.

1. Ontwikkel de migratiestrategie. Voordat de oude hardware wordt vervangen, moet er een plan zijn voor wat er vervangen wordt, waar de workloads en data naartoe gaan en wanneer dit allemaal gebeurt. Dit plan moet vervolgens worden gecommuniceerd aan de teams die erdoor worden beïnvloed.
2. Voltooi de migratie. Zodra het plan is goedgekeurd, worden de gegevens en de workloads overgezet naar de vervangende omgeving. Dit onderdeel moet zorgvuldig gebeuren om de bedrijfsvoering te waarborgen en ervoor te zorgen dat er niets belangrijks verloren gaat. In sommige gevallen worden de migratiegegevens bewaard voor interne controle en naleving van de regelgeving.
3. Stel het ontmantelingsplan op. Nadat de migratie was voltooid, stelden we een gedetailleerd plan op voor de afgeschreven apparatuur, waarin werd vastgelegd of elk onderdeel opnieuw werd ingezet, doorverkocht, gerecycled of op een veilige manier vernietigd.
4. Voer de fysieke ontmanteling uit. Nu wordt de apparatuur verwijderd. Deze wordt buiten gebruik gesteld, geregistreerd, veilig behandeld en verwerkt volgens de afgesproken workflow. Dit is de fase die de meeste mensen voor zich zien als ze denken aan ontmanteling.
5. Controleer en bevestig. Als het project is afgerond, nemen we de tijdlijn nog eens door, bevestigen we welke taken zijn voltooid en controleren we of elke stap volgens plan is uitgevoerd. Deze evaluatie documenteert het resultaat en zorgt ervoor dat het volgende project soepeler verloopt.

Fasen voor een volledige sluiting van de faciliteit

Wanneer een complete locatie wordt gesloten, wordt de scope breder en complexer. We plannen dan in één keer de infrastructuur, de naleving van de regelgeving en de verwijdering van de activa.

1. Inventariseer alles. De eerste stap is het documenteren van alle apparatuur en infrastructuur in het gebouw. ​​Door de activa op type te sorteren, wordt het gemakkelijker om de verwijdering te plannen, verkoopkansen te signaleren en alles aan te geven wat speciale behandeling vereist.
2. Plan en voltooi de migratie. Voordat systemen offline gaan, moeten de essentiële gegevens worden overgeplaatst naar nieuwe productieomgevingen, back-upplatformen of langetermijnopslag. Een gestructureerde migratie beschermt de bedrijfskritieke informatie en verlaagt het risico tijdens de shutdown.
3. Verwijder de aandrijfversnelling. Als de locatie over generatoren of noodstroomvoorzieningen beschikt, is daarvoor een apart verwijderingsplan nodig. We nemen de noodgeneratoren en bijbehorende apparatuur op in de procedure, zodat ze veilig worden losgekoppeld en verwijderd.
4. Verwijder de koeling en de HVAC-installatie. Koeling is een cruciaal onderdeel van elke stilstand. Deze fase omvat de HVAC-units, de koelsystemen, de koelinstallaties en de bijbehorende onderdelen, en elk onderdeel wordt gecontroleerd aan de hand van de inventaris om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien.
5. Verwijder de servers en de belangrijkste IT-systemen. Zodra de afhankelijkheden zijn opgelost, worden de servers en de belangrijkste IT-middelen volgens plan geïnstalleerd. Dit omvat doorgaans de serverracks, de opslag, de netwerkapparatuur en alles wat daaraan is gekoppeld. In Californië wordt hierbij ook rekening gehouden met de aardbevingsbestendige verankering en versteviging van de serverracks, aangezien veel lokale ruimtes aardbevingsbestendig zijn.
6. Voer het volledige plan uit. Vanaf dit punt voeren we de rest van het project uit volgens de vastgestelde planning, waarbij we alles in een gecontroleerde volgorde afwerken zodat de beveiliging, de naleving van de regelgeving en de terreinvergunningen op elkaar aansluiten.
7. Eindbeoordeling en documentatie. De laatste fase bestaat uit een volledige evaluatie van het voltooide werk, waarbij wordt bevestigd wat er is verwijderd, hoe met elk onderdeel is omgegaan en of de mijlpalen zijn bereikt. De rapportage ondersteunt de naleving van regelgeving, audits en de interne afsluiting van het project.

Als u leveranciers vergelijkt, is hier een korte checklist die een echte partner voor de ontmanteling van datacenters in Los Angeles onderscheidt van een transportbedrijf met een vrachtwagen. Zoek naar een erkende certificering zoals R2v3, RIOS, e-Stewards of NAID AAA, want dat zorgt ervoor dat u voldoet aan de Californische regelgeving voor de verwerking van data. Controleer of het bedrijf daadwerkelijk naar uw locatie kan komen en niet alleen afleverpunten accepteert, aangezien vrachtvervoer in LA duur en traag is. Vraag precies hoe ze data vernietigen en welk bewijs u krijgt, en zorg ervoor dat het antwoord een vernietigingscertificaat met serienummers, een bewijs van de bewaring van de apparatuur en een inventarislijst bevat. Vraag of ze de herbruikbare apparatuur terugkopen of herverkopen, want die compensatie is een aanzienlijk bedrag. Controleer of ze een transportverzekering hebben. En zoek naar een onafhankelijke, controleerbare reputatie, zoals een profiel bij het Better Business Bureau of een openbare marktplaatsgeschiedenis, in plaats van alleen naar recensies op hun eigen website. Big Data Supply is erop gericht om aan al deze punten op de lijst te voldoen, en dat is een belangrijke reden waarom bedrijven in de regio LA ons inschakelen.

De levensduur van een datacenter is doorgaans veel korter dan die van het gebouw waarin het zich bevindt. In veel gevallen is een faciliteit gebouwd om zo'n 15 tot 20 jaar probleemloos te functioneren, hoewel delen van de constructie veel langer mee kunnen gaan. Het stalen frame, de constructie en de buitenpanelen kunnen tientallen jaren meegaan, soms wel 50 tot 60 jaar of langer. Het gebouw zelf is echter zelden de beperkende factor. De systemen binnenin, zoals de servers, de opslag, de netwerken en de elektrische en mechanische apparatuur die ze draaiende houden, verouderen veel sneller dan de muren eromheen.

De meeste IT-apparatuur in een ruimte wordt veel sneller vervangen, vaak om de drie tot vier jaar, om te voldoen aan de prestatie- en efficiëntie-eisen van het bedrijf. Na verloop van tijd maken de verouderende stroomvoorziening, koeling en hardware het duurder en minder praktisch om de ruimte operationeel te houden. Wanneer een faciliteit in de regio Los Angeles dat punt bereikt, doen bedrijven een beroep op Big Data Supply om de transitie te begeleiden, of dat nu betekent dat de verouderde apparatuur wordt afgeschreven, er ruimte wordt vrijgemaakt voor een modernisering of dat de ruimte definitief wordt gesloten. Omdat we lokaal gevestigd zijn en R2v3- en RIOS-gecertificeerd zijn, kunnen we de verwijdering, de gegevensbeveiliging, het terugwinnen van activa, de recycling en de uiteindelijke afvoer verzorgen op een manier die voldoet aan de Californische wetgeving en ervoor zorgt dat u zoveel mogelijk waarde terugkrijgt als de apparatuur redelijkerwijs kan opleveren.