Creare un budget IT è sempre stata una sfida, ma probabilmente lo è ancora di più nel mondo post-pandemico, dove la migrazione al cloud, il lavoro da remoto, lo streaming live e la sicurezza informatica sono diventati necessità e devono essere attentamente considerati come priorità.
D'altra parte, dovremo ancora allocare un budget per le operazioni IT quotidiane e la crescita, oltre a rendere la tua infrastruttura a prova di futuro, rendendo l'intero processo ancora più impegnativo.
Dove concentrare la spesa IT nell'anno in cui il mondo continua a riprendersi dalla pandemia di COVID-19 e la recessione incombe? Qual è l'approccio migliore per garantire un processo decisionale efficace?
In questa guida parleremo di tutto ciò che devi sapere sul budget IT per garantire un processo di budgeting ideale ed evitare al contempo gli errori più comuni.
Alla fine di questa guida, avresti imparato a conoscere:
E altro ancora.
Senza ulteriori indugi, iniziamo subito questa guida:
La pianificazione del budget IT si riferisce al processo con cui un'azienda crea un piano su come intende spendere il proprio budget per le voci relative all'IT (infrastruttura IT, personale, forniture, ecc.). Il termine " budget" si riferisce al documento scritto che contiene il piano di spesa.
Lo scopo principale del budget è controllare le nostre spese. La maggior parte delle aziende, se non tutte, deve sempre fare i conti con risorse limitate e un budget adeguato garantisce che il reparto IT disponga sempre di denaro sufficiente per raggiungere i propri obiettivi.
La definizione del budget consente all'azienda (e, in questo caso, al reparto IT) di dare la priorità alla propria spesa e di concentrare le proprie risorse sulle cose più importanti che possono aiutare l'azienda a raggiungere il successo e la crescita. Allo stesso tempo, impedisce spese eccessive per elementi che non sono veramente importanti per il reparto IT.
Prima di iniziare il processo di definizione del budget, è importante considerare quanto segue:
1. Creazione di un piano generale IT aggiornato
È fondamentale disporre di un piano generale IT aggiornato e completo, in quanto costituisce il fondamento dell'intera strategia IT aziendale.
Il piano generale IT dovrebbe elaborare lo stato attuale del tuo ambiente IT e il tuo piano IT a livello strategico per almeno i prossimi due anni. In genere, il piano generale contiene una tempistica generale per futuri miglioramenti e correzioni, insieme al budget richiesto.
Se la tua azienda ha un piano generale, ma è relativamente vecchio (realizzato prima della pandemia), valuta la possibilità di aggiornarlo o di crearne uno nuovo tenendo conto di:
2. Ciclo di vita delle apparecchiature informatiche
È fondamentale comprendere con precisione quali asset e piattaforme IT richiedono l'aggiornamento o l'upgrade e quali devono essere ritirati. Inoltre, considerare come eseguire la migrazione quando si aggiornano le risorse meno recenti.
Crea attentamente un elenco delle risorse che devono essere aggiornate o migliorate e assegna la priorità a queste iniziative durante la stima del budget.
3. Identificare le minacce
Uno degli errori più comuni commessi dai reparti IT in fase di budgeting è la mancata conoscenza e comprensione delle minacce incombenti all'ambiente IT, mentre una parte significativa del budget dovrebbe essere destinata alla protezione dell'azienda da tali minacce.
Crea un elenco di possibili minacce alla sicurezza e assegna loro la priorità rispetto a quelle più pericolose e crea Piani di risposta agli incidenti (IRP) per queste minacce.
Quindi, budget per risolvere almeno le cinque principali minacce.
Assicurati di prendere in considerazione le migliori pratiche di sicurezza informatica mentre consideri le minacce comuni come violazioni dei dati, malware, ransomware, DDoS e altri prima di stimare il tuo budget.
4. Nuove tendenze tecnologiche
La tua attuale infrastruttura e le tue soluzioni sono sufficientemente aggiornate rispetto alle tendenze tecnologiche più recenti?
Un'infrastruttura obsoleta può danneggiare la tua produttività e/o mettere a rischio il tuo sistema e la tua rete. Prendi in considerazione le tecnologie e le soluzioni più recenti e prenditi il tuo tempo per valutare in quale di esse dovresti investire e ottieni stime dei costi accurate da includere nel tuo budget.
5. Non dimenticare di includere i costi delle risorse umane
Valuta le tue esigenze di talento e assicurati di includere un budget adeguato per gli stipendi del tuo team IT. Puoi anche prendere in considerazione l'outsourcing per ruoli e responsabilità meno critici per ridurre al minimo i costi complessivi.
A seconda delle dimensioni della tua attività e del budget disponibile, potresti anche prendere in considerazione la possibilità di preventivare i servizi di consulenti qualificati, ad esempio per aiutare nella sicurezza informatica e nelle assunzioni.
6. Considera i costi di migrazione
Quando stimi e pianifichi il tuo budget, assicurati di stimare il costo effettivo per migrare e integrare la nuova tecnologia (ad es. migrazione al cloud, formazione obbligatoria per nuove soluzioni, ecc.) Per ogni soluzione, stima anche la larghezza di banda Internet necessaria, la capacità di archiviazione e requisito di ridondanza.
In pratica, le operazioni IT quotidiane possono coinvolgere così tanti elementi e variabili diversi, quindi stimare il budget per includere tutti questi elementi può essere molto impegnativo nella pratica.
Per non parlare del fatto che, anche se hai stabilito con successo il tuo budget, tenere traccia delle tue spese in tutte queste diverse variabili rappresenterà un'altra sfida.
Detto questo, possiamo suddividere il budget IT in tre diverse categorie per semplificare le cose:
Di seguito, li discuteremo con un approccio più approfondito, uno per uno.
Budget per le operazioni IT quotidiane. L'obiettivo principale nella definizione del budget operativo IT è garantire la sicurezza delle risorse IT e, al contempo, ottimizzare la produttività. Per questo motivo, il budget operativo è spesso noto anche come budget MOOSE (Maintain and Operate the Organization, Systems, and Equipment, ovvero Manutenzione e gestione dell'organizzazione, dei sistemi e delle apparecchiature).
Gli elementi di spesa comuni inclusi nel run budget sono:
Sebbene non sia scolpito nella pietra, la maggior parte delle aziende spende dal 50% al 60% circa del budget IT totale per il budget Run.
Tuttavia, un aspetto importante da considerare nella pianificazione del budget IT è che la pandemia globale ha aumentato i costi complessivi per la gestione e l'assicurazione delle risorse IT, soprattutto a causa delle crescenti minacce alla sicurezza informatica e dei requisiti infrastrutturali della condizione WFA. Prevedete un aumento fino al 25% dei costi delle operazioni IT nella pianificazione del vostro budget operativo.
Il Grow Budget dovrebbe coprire i costi per ridimensionare le risorse IT, l'infrastruttura e il team di cui già disponi per far crescere ulteriormente la tua attività.
Gli elementi di spesa comuni inclusi in Grow Budget sono:
Una tendenza importante degli ultimi anni è che le aziende investano di più nel cloud computing e nel cloud storage poiché consente un budget Grow più flessibile. Con un'infrastruttura cloud, è molto più economico acquistare più spazio di archiviazione o potenza di calcolo rispetto all'aggiunta di nuovi SSD fisici o nuove CPU. Ciò consente alle aziende di crescere al proprio ritmo desiderato e, quando si presenta la necessità di una rapida crescita, non saranno necessari investimenti molto ingenti.
Tieni presente che nella maggior parte dei casi, investire di più in Grow Budget significa anche aumentare il Run Budget. Se il Grow Budget riguarda essenzialmente l'aumento della capacità, allora avrai bisogno di un Run Budget per gestire l'aumento della capacità.
Ad esempio, se prevedi di assumere il 50% dei clienti ogni settimana, avrai bisogno di risorse IT, infrastruttura e membri del team in grado di gestire questa crescita. Assicurati di considerare entrambi i tipi di budget quando sviluppi iniziative per far crescere la tua attività.
Il Transform Budget è, come suggerisce il nome, il costo necessario per finanziare iniziative imprenditoriali che consentono di fare affari in modi diversi.
Questa descrizione può sembrare vaga, ma ad esempio, se la tua azienda al momento non vende nulla online, investire in iniziative di e-commerce dovrebbe far parte dei tuoi costi di trasformazione.
Le spese comuni in Transform Budget possono includere:
Ancora una volta, quando una nuova soluzione è stata implementata con successo, dovrai allocare un budget per gestirla (aumento del budget Run) e, se possibile, ridimensionarla (aumento del budget Grow).
Un'altra sfida comune durante lo sviluppo di nuove iniziative è che il team IT esistente potrebbe non disporre delle competenze o del tempo necessari per lavorare alle nuove iniziative. In tali casi, potrebbe essere necessario assumere nuovo personale o esternalizzare l'iniziativa di trasformazione a esperti esterni, il che si tradurrà in costi aggiuntivi.
Esistono molti modi diversi per affrontare il budget IT, che dovrebbe essere unico per ogni organizzazione.
Tuttavia, di seguito condivideremo le migliori pratiche che puoi utilizzare per pianificare ed eseguire con successo il tuo budget IT:
Chi dovrebbe essere coinvolto nel processo di definizione del budget IT?
In sintesi, tutti coloro che hanno autorità di bilancio dovrebbero partecipare. I leader e gli stakeholder del team IT sono i partecipanti più ovvi, ma potrebbe essere necessario coinvolgere anche membri di altri dipartimenti in base alle loro esigenze IT. I dipartimenti marketing e vendite, ad esempio, in genere hanno maggiori esigenze IT rispetto ai dipartimenti risorse umane o finanza.
Se nella tua azienda è presente un comitato direttivo per la valutazione del rischio, dovrebbe essere coinvolto anche nel processo di definizione del budget IT.
Responsabilità e preparazione
Le persone con autorità di bilancio che saranno coinvolte nel processo di definizione del bilancio dovrebbero fare la preparazione necessaria per:
D'altra parte, se il tuo team coinvolge un comitato direttivo per la valutazione del rischio, dovrebbe preparare:
Le potenziali spese per la gestione di questi rischi devono essere considerate durante la pianificazione del budget, quindi è importante sviluppare i piani di gestione del rischio proposti il prima possibile.
Decidere quando iniziare a fare un budget e a pianificare può essere complicato.
Da un lato, non vorrai iniziare troppo presto poiché molto probabilmente dovrai cambiarlo e rivederlo lungo il percorso. D'altra parte, non vorrai aspettare troppo a lungo poiché potresti non avere abbastanza tempo per prepararti e assicurarti di poter rispettare il budget.
Come regola generale, dovresti iniziare a definire il budget con prezzi specifici da tre a sei mesi prima dell'inizio dell'attività effettiva.
È possibile, tuttavia, coinvolgere i partecipanti in anticipo per discutere le potenziali esigenze IT, ma è possibile prendersela comoda e non è necessario stimare i prezzi specifici fino a un momento successivo.
Per garantire una stima del budget accurata ed efficace, è fondamentale includere molte comunicazioni tra i partecipanti e il reparto IT.
Non solo queste sessioni di comunicazione dovrebbero coinvolgere tutti i partecipanti del team di pianificazione, ma si consiglia anche di coinvolgere almeno un dirigente di livello C e capi dipartimento chiave che necessitano di supporto tecnologico. Queste parti dovrebbero esaminare le esigenze di ciascun partecipante mentre si scambiano feedback.
In ogni momento, il reparto IT dovrebbe essere pronto a rispondere alle esigenze di altri reparti fornendo requisiti tecnici specifici e fornendo una stima dei prezzi durante queste sessioni di allineamento.
Un altro elemento importante che spesso viene trascurato quando si pianifica un budget IT è la massimizzazione del valore delle apparecchiature IT più vecchie e inutilizzate, soprattutto se si prevede di aggiornare o sostituire queste vecchie risorse IT.
Quando si sostituiscono le risorse IT precedenti, è necessario considerare due cose:
Detto questo, ci sono tre opzioni di base su come massimizzare il valore delle apparecchiature IT usate garantendo al contempo la sicurezza e l'integrità dei dati:
Per massimizzare il valore delle tue risorse IT usate, puoi avvalerti dell'aiuto di aziende specializzate nello smantellamento di apparecchiature IT come Big Data Supply Inc.
Spesso la sfida più importante nella definizione del budget è raccogliere prezzi accurati per ogni spesa.
I prezzi accurati sono raramente disponibili online e, sebbene tu possa richiedere preventivi ai fornitori, potresti non ottenere le informazioni abbastanza rapidamente poiché potrebbero non dare la priorità alla tua richiesta se non stai acquistando attivamente da loro.
Un altro errore comune consiste nell'utilizzare i costi a valore aggiunto ottenuti dai venditori come elementi pubblicitari nel budget, il che non è sempre un costo accurato e reale poiché non tiene conto del costo per implementare e gestire l'iniziativa IT. Il solo costo di acquisto di un asset IT non è sempre il vero costo.
Nella maggior parte dei casi, in genere, è meglio chiedere ad altre aziende che conosci o a un MSP (Managed Service Provider) il costo reale di determinati articoli. Un'altra opzione praticabile è assumere un consulente esperto per fare la ricerca per prezzi accurati.
Rimanere nel budget: tenere traccia delle spese effettive
Garantire che le tue spese effettive rimangano in linea con il budget concordato può anche essere difficile nella pratica e dovrai tenere traccia dei costi e delle spese IT durante tutto l'anno.
Ecco alcuni suggerimenti:
Pianificare un budget IT e assicurarsi di mantenerlo in linea con questo budget può essere difficile nella pratica, soprattutto se non si evitano i comuni errori di budget IT riportati di seguito:
Gli attacchi informatici in arrivo hanno un costo. Pertanto, se non pianifichi il tuo budget per affrontare questi rischi per la sicurezza, anche un singolo attacco andato a buon fine può compromettere l'intero budget.
Il debito tecnico è il costo da sostenere quando si correggono le risorse IT attualmente utilizzate nel proprio ambiente che devono essere sostituite. Se non affronti il potenziale debito tecnico quando pianifichi il tuo budget, può essere un problema in futuro.
Valutare le possibilità di:
Dovrai addebitare le spese correlate e le spese aggiuntive oltre al costo di acquisto di una soluzione. Inoltre, budget per i costi di gestione e manutenzione in corso.
Sfortunatamente, possono essere necessarie settimane per ottenere preventivi accurati e fruibili dai tuoi fornitori, quindi è importante concedere un periodo di tempo adeguato durante la stima dei prezzi. Non fare affidamento su commissioni precedentemente quotate, poiché i prezzi possono cambiare drasticamente anche nel giro di poche settimane, se non di giorni.
Sebbene la definizione del budget IT possa essere un processo molto impegnativo, i suggerimenti pratici che abbiamo condiviso sopra dovrebbero fornirti una solida base per garantire un budget IT correttamente allineato al tuo piano generale IT.
Assicurati di coinvolgere i partecipanti giusti quando inizi a pianificare il tuo budget (coinvolgi tutti coloro che hanno autorità sul budget) e mantieni la comunicazione tra i partecipanti per garantire un corretto allineamento tra strategia IT e business.
Inoltre, quando si tratta di raccogliere prezzi accurati, è importante iniziare presto e concedere molto tempo poiché possono essere necessarie settimane prima di poter ottenere preventivi accurati e attuabili dai fornitori.
