Die Erstellung eines IT-Budgets war schon immer eine Herausforderung, aber in der Welt nach der Pandemie ist es jetzt wohl noch schwieriger, wenn sich Cloud-Migration, Remote-Arbeit, Live-Streaming und Cybersicherheit verlagern Notwendigkeiten und sollten sorgfältig als Prioritäten betrachtet werden.
Auf der anderen Seite müssen wir immer noch ein Budget für den täglichen IT-Betrieb und das Wachstum bereitstellen sowie Ihre Infrastruktur zukunftssicher machen, was den gesamten Prozess noch herausfordernder macht.
Also, was ist mit 2024? Worauf sollten Sie Ihre IT-Ausgaben in dem Jahr konzentrieren, in dem sich die Welt mit der drohenden Rezession weiter von der COVID-19-Pandemie erholt? Was ist der beste Ansatz, um eine effektive Entscheidungsfindung sicherzustellen?
In diesem Leitfaden besprechen wir alles, was Sie über die IT-Budgetierung im Jahr 2024 wissen müssen, um einen idealen Budgetierungsprozess zu gewährleisten und gleichzeitig häufige Budgetierungsfehler zu vermeiden.
Am Ende dieses Leitfadens haben Sie Folgendes gelernt:
Und mehr.
Lassen Sie uns ohne weiteres mit diesem Leitfaden beginnen:
IT-Budgetierung bezieht sich auf den Prozess eines Unternehmens, der einen Plan erstellt, wie es sein Budget für IT-bezogene Posten (IT-Infrastruktur, Mitarbeiter, Verbrauchsmaterialien usw.) ausgeben wird. Der Begriff „Budget" bezieht sich auf das schriftliche Dokument, das den Ausgabenplan enthält.
Der Hauptzweck des Budgets besteht darin, unsere Ausgaben zu kontrollieren. Die meisten, wenn nicht alle Unternehmen müssen immer mit begrenzten Ressourcen umgehen, und eine angemessene Budgetierung stellt sicher, dass die IT-Abteilung immer genug Geld hat, um ihre Ziele zu erreichen.
Die Budgetierung ermöglicht es dem Unternehmen (und in diesem Fall der IT-Abteilung), seine Ausgaben zu priorisieren und seine Ressourcen auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren, die dem Unternehmen zu Erfolg und Wachstum verhelfen können. Gleichzeitig verhindert es zu hohe Ausgaben für Dinge, die für die IT-Abteilung nicht wirklich wichtig sind.
Bevor wir mit dem Budgetierungsprozess beginnen, ist es wichtig, Folgendes zu berücksichtigen:
1. Erstellen eines aktuellen IT-Masterplans
Es ist sehr Es ist wichtig, einen aktualisierten und umfassenden IT-Masterplan als Grundlage der gesamten IT-Strategie Ihres Unternehmens zu haben.
Der IT-Masterplan sollte den aktuellen Stand Ihrer IT-Umgebung und Ihren IT-Plan auf strategischer Ebene für mindestens die nächsten Jahre erläutern. In der Regel enthält der Masterplan einen allgemeinen Zeitplan für zukünftige Verbesserungen und Korrekturen sowie das erforderliche Budget.
Wenn Ihr Unternehmen einen Masterplan hat, dieser aber relativ alt ist (vor der Pandemie erstellt), sollten Sie ihn aktualisieren oder einen neuen Plan erstellen und dabei Folgendes berücksichtigen:
2. Lebenszyklus der IT-Ausrüstung
Es ist wichtig, genau zu verstehen, welche IT-Ressourcen und Plattformen aktualisiert oder aktualisiert werden müssen und welche stillgelegt werden müssen. Überlegen Sie auch, wie Sie die Migration durchführen, wenn Sie ältere Assets aktualisieren.
Erstellen Sie sorgfältig eine Liste der Ressourcen, die aktualisiert oder aktualisiert werden müssen, und priorisieren Sie diese Initiativen bei der Schätzung Ihres Budgets.
3. Identifizieren Sie Bedrohungen
Einer der häufigsten Fehler, den IT-Abteilungen bei der Budgetierung begehen, besteht darin, die drohenden Bedrohungen für die IT-Umgebung nicht zu kennen und zu verstehen, während ein erheblicher Teil Ihres Budgets verloren geht sollte zugewiesen werden, um Ihr Unternehmen vor diesen Bedrohungen zu schützen.
Erstellen Sie eine Liste möglicher Sicherheitsbedrohungen und priorisieren Sie sie gegenüber den gefährlichsten und erstellen Sie Incident Response Plans (IRPs) für diese Bedrohungen.
Planen Sie dann ein Budget ein, um mindestens die fünf größten Bedrohungen zu beseitigen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Best Practices für die Cybersicherheit berücksichtigen und gleichzeitig gängige Bedrohungen wie Datenschutzverletzungen, Malware, Ransomware, DDoS und andere berücksichtigen, bevor Sie Ihr Budget schätzen.
4. Neue Technologietrends
Sind Ihre aktuelle Infrastruktur und Ihre Lösungen entsprechend den neuesten Technologietrends auf dem neuesten Stand?
Veraltete Infrastruktur kann Ihre Produktivität beeinträchtigen und/oder Ihr System und Netzwerk gefährden. Ziehen Sie neuere Technologien und Lösungen in Betracht und nehmen Sie sich Zeit, um abzuwägen, in welche davon Sie investieren sollten, und erhalten Sie genaue Kostenschätzungen, die Sie in Ihr Budget aufnehmen können.
5. Vergessen Sie nicht, die Personalkosten einzubeziehen
Bewerten Sie Ihren Talentbedarf und stellen Sie sicher, dass Sie ein angemessenes Budget für die Gehälter Ihres IT-Teams einplanen. Sie können auch das Outsourcing für weniger kritische Rollen und Verantwortlichkeiten in Betracht ziehen, um die Gesamtkosten zu minimieren.
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und Ihrem verfügbaren Budget sollten Sie möglicherweise auch die Dienstleistungen qualifizierter Berater budgetieren, um beispielsweise bei der Cybersicherheit und der Einstellung von Mitarbeitern zu helfen.
6. Berücksichtigen Sie die Migrationskosten
Stellen Sie bei der Schätzung und Planung Ihres Budgets sicher, dass Sie die tatsächlichen Kosten für die Migration und Integration neuer Technologien schätzen (z. B. Cloud-Migration, obligatorische Schulungen für neue Lösungen usw.). Schätzen Sie für jede Lösung auch die erforderliche Internetbandbreite, Speicherkapazität und Redundanzanforderung.
In der Praxis kann der tägliche IT-Betrieb so viele verschiedene Elemente und Variablen umfassen, dass es in der Praxis sehr schwierig sein kann, Ihr Budget so einzuschätzen, dass alle diese Elemente berücksichtigt werden.
Ganz zu schweigen davon, dass es eine weitere Herausforderung darstellt, Ihre Ausgaben über all diese verschiedenen Variablen hinweg im Auge zu behalten, selbst wenn Sie Ihr Budget erfolgreich festgelegt haben.
Vor diesem Hintergrund können wir das IT-Budget zur Vereinfachung in drei verschiedene Kategorien einteilen:
Im Folgenden werden wir sie einzeln ausführlicher besprechen.
Budget für Ihren täglichen IT-Betrieb. Das Hauptanliegen der Entwicklung der Lauf Das IT-Budget soll sicherstellen, dass Ihre IT-Ressourcen sicher sind, während gleichzeitig die Produktivität optimiert wird. Aus diesem Grund wird das Run-Budget auch oft als MOOSE-Budget (Maintain and Operate the Organization, Systems, and Equipment) bezeichnet.
Übliche Ausgabenelemente, die im laufenden Budget enthalten sind, sind:
Obwohl es nicht in Stein gemeißelt ist, geben die meisten Unternehmen etwa 50 % bis 60 % des gesamten IT-Budgets für das Run-Budget aus.
Eine wichtige Überlegung bei der Planung Ihres IT-Budgets im Jahr 2024 ist jedoch, dass die globale Pandemie die Gesamtkosten für den Betrieb und die Versicherung von IT-Ressourcen erhöht hat, insbesondere aufgrund erhöhter Cybersicherheitsbedrohungen und der Infrastrukturanforderungen der WFA-Bedingung. Rechnen Sie bei der Planung Ihres Laufbudgets für 25 und darüber hinaus mit einem Anstieg der IT-Betriebskosten um bis zu 2024 %.
Das Wachstumsbudget sollte die Kosten für die Skalierung der IT-Ressourcen, der Infrastruktur und des Teams decken, die Sie bereits haben, um Ihr Unternehmen weiter auszubauen.
Übliche Ausgabenelemente, die in Grow Budget enthalten sind, sind:
Ein wichtiger Trend der letzten Jahre ist, dass Unternehmen mehr in Cloud Computing und Cloud Storage investieren, da dies ein flexibleres Grow-Budget ermöglicht. Mit einer Cloud-Infrastruktur ist es viel billiger, mehr Speicher oder Rechenleistung zu kaufen, als wenn neue physische SSDs oder neue CPUs hinzugefügt würden. Dies ermöglicht es Unternehmen, in ihrem eigenen gewünschten Tempo zu wachsen, und wenn die Notwendigkeit für schnelles Wachstum kommt, sind keine sehr großen Investitionen erforderlich.
Denken Sie daran, dass in den meisten Fällen eine höhere Investition in Grow Budget auch bedeutet, dass Sie das Run Budget erhöhen müssen. Wenn es beim Grow-Budget im Wesentlichen darum geht, die Kapazität zu erhöhen, benötigen Sie ein Run-Budget, um die erhöhte Kapazität zu bewältigen.
Wenn Sie beispielsweise planen, jede Woche 50 % der Kunden zu übernehmen, benötigen Sie IT-Ressourcen, Infrastruktur und Teammitglieder, die dieses Wachstum bewältigen können. Stellen Sie sicher, dass Sie beide Arten von Budgets berücksichtigen, wenn Sie Initiativen zum Wachstum Ihres Unternehmens entwickeln.
Das Transformationsbudget sind, wie der Name schon sagt, die Kosten, die zur Finanzierung von Geschäftsinitiativen erforderlich sind, die es Ihnen ermöglichen, Geschäfte auf unterschiedliche Weise zu tätigen.
Diese Beschreibung mag vage erscheinen, aber wenn Ihr Unternehmen beispielsweise derzeit nichts online verkauft, sollten Investitionen in E-Commerce-Initiativen Teil Ihrer Transformationskosten sein.
Zu den üblichen Ausgaben in Transform Budget können gehören:
Auch hier müssen Sie nach erfolgreicher Implementierung einer neuen Lösung ein Budget für den Betrieb zuweisen (Erhöhung des Run-Budgets) und, falls möglich, skalieren (Erhöhung des Grow-Budgets).
Eine weitere häufige Herausforderung bei der Entwicklung neuer Initiativen besteht darin, dass Ihr vorhandenes IT-Team möglicherweise nicht über das erforderliche Fachwissen oder die erforderliche Zeit verfügt, um an den neuen Initiativen zu arbeiten. In solchen Fällen müssen Sie möglicherweise neues Personal einstellen oder die Transformationsinitiative an externe Experten auslagern, was zu zusätzlichen Kosten führt.
Es gibt viele verschiedene Herangehensweisen an die IT-Budgetierung, die für jede Organisation einzigartig sein sollte.
Im Folgenden teilen wir jedoch die Best Practices, mit denen Sie Ihre IT-Budgetierung erfolgreich planen und ausführen können:
Wer sollte am IT-Budgetierungsprozess beteiligt sein?
In einer Nussschale, jedermann mit Haushaltsbehörde teilnehmen sollte. Führungskräfte und Interessengruppen des IT-Teams sind die offensichtlichen Teilnehmer, aber Sie müssen möglicherweise auch Mitglieder anderer Abteilungen basierend auf ihren IT-Anforderungen einbeziehen. Beispielsweise haben die Marketing- und Vertriebsabteilungen in der Regel mehr IT-Anforderungen als Ihre Personal- oder Finanzabteilungen.
Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Lenkungsausschuss für die Risikobewertung gibt, sollte dieser auch in den Prozess der IT-Budgetierung einbezogen werden.
Aufgaben und Vorbereitung
Personen mit Budgetbefugnis, die in den Budgetierungsprozess einbezogen werden, sollten die notwendigen Vorbereitungen treffen, um:
Wenn Ihr Team andererseits einen Lenkungsausschuss für die Risikobewertung einbezieht, sollte es Folgendes vorbereiten:
Die potenziellen Kosten für den Umgang mit diesen Risiken sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden, daher ist es wichtig, vorgeschlagene Risikohandhabungspläne so früh wie möglich zu entwickeln.
Entscheiden wann Sie sollten mit der Budgetierung beginnen, und die Planung kann schwierig sein.
Auf der einen Seite möchten Sie nicht zu früh beginnen, da Sie es höchstwahrscheinlich im Laufe der Zeit ändern und überarbeiten müssen. Auf der anderen Seite möchten Sie nicht zu lange warten, da Sie möglicherweise nicht genug Zeit haben, um sich vorzubereiten und sicherzustellen, dass Sie Ihr Budget einhalten.
Als Faustregel gilt, dass Sie drei bis sechs Monate vor Beginn der eigentlichen Aktivität mit der Budgetierung mit konkreten Preisen beginnen sollten.
Sie können die Teilnehmer jedoch früher einbeziehen, um potenzielle IT-Anforderungen zu besprechen, aber Sie können es ruhig angehen, und Sie müssen die konkreten Preise erst später abschätzen.
Um eine genaue und effektive Budgetschätzung sicherzustellen, ist es wichtig, viel Kommunikation zwischen den Teilnehmern und der IT-Abteilung einzubeziehen.
Diese Kommunikationssitzungen sollten nicht nur alle Teilnehmer des Planungsteams einbeziehen, sondern es wird auch empfohlen, mindestens eine Führungskraft auf C-Ebene und wichtige Abteilungsleiter einzubeziehen, die technologische Unterstützung benötigen. Diese Parteien sollten die Bedürfnisse jedes Teilnehmers überprüfen und sich gegenseitig Feedback geben.
Die IT-Abteilung sollte jederzeit bereit sein, auf die Bedürfnisse anderer Abteilungen einzugehen, indem sie während dieser Ausrichtungssitzungen spezifische technische Anforderungen bereitstellt und gleichzeitig eine Preisschätzung vornimmt.
Ein weiteres wichtiges Element, das bei der Planung eines IT-Budgets oft übersehen wird, ist die Maximierung des Werts älterer und ungenutzter IT-Geräte, insbesondere wenn Sie planen, diese älteren IT-Assets im Jahr 2024 zu aktualisieren oder zu ersetzen.
Beim Austausch Ihrer älteren IT-Assets müssen Sie zwei Dinge berücksichtigen:
Vor diesem Hintergrund gibt es drei grundlegende Optionen, wie Sie den Wert gebrauchter IT-Geräte maximieren und gleichzeitig die Datensicherheit und -integrität gewährleisten können:
Um den Wert Ihrer gebrauchten IT-Ressourcen zu maximieren, können Sie die Hilfe von nutzen IT-Stilllegungsunternehmen wie Big Data Supply Inc.
Big Data Supply Inc. ist ein R2v3- und RIOS-zertifiziertes Elektronikrecyclingunternehmen dass:
Die wichtigste Herausforderung bei der Budgetierung besteht häufig darin, genaue Preise für jede Ausgabe zu ermitteln.
Genaue Preise sind online selten verfügbar, und obwohl Sie Angebote von Anbietern anfordern können, erhalten Sie die Informationen möglicherweise nicht schnell genug, da diese Ihre Anfrage möglicherweise nicht priorisieren, wenn Sie nicht aktiv bei ihnen kaufen.
Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, die Mehrwertkosten, die Sie von Vertriebsmitarbeitern erhalten, als Einzelposten in Ihrem Budget zu verwenden – was nicht immer genaue, wahre Kosten sind, da die Kosten für die Implementierung und den Betrieb der IT-Initiative nicht berücksichtigt werden. Die Kosten für den Kauf eines IT-Ressourcen allein sind nicht immer die wahren Kosten.
In den meisten Fällen ist es in der Regel besser, andere Unternehmen, die Sie kennen, oder einen MSP (Managed Service Provider) nach den tatsächlichen Kosten bestimmter Artikel zu fragen. Eine weitere praktikable Option besteht darin, einen erfahrenen Berater mit der Suche nach einer genauen Preisgestaltung zu beauftragen.
Das Budget einhalten: Nachverfolgen der tatsächlichen Ausgaben
Sicherzustellen, dass Ihre tatsächlichen Ausgaben im Rahmen des vereinbarten Budgets bleiben, kann in der Praxis ebenfalls eine Herausforderung darstellen, und Sie müssen das ganze Jahr über die IT-Kosten und -Ausgaben im Auge behalten.
Hier sind einige Tipps:
Die Planung eines IT-Budgets und die Sicherstellung, dass Sie dieses Budget einhalten, kann in der Praxis eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn Sie die folgenden häufigen Fehler bei der IT-Budgetierung nicht vermeiden:
Eingehende Cybersicherheitsangriffe werden wir kostet dich. Wenn Sie Ihr Budget also nicht so planen, dass diese Sicherheitsrisiken angegangen werden, kann selbst ein einziger erfolgreicher Angriff Ihr gesamtes Budget ruinieren.
Technische Schulden sind die Kosten, die Ihnen entstehen, wenn Sie IT-Ressourcen korrigieren, die derzeit in Ihrer Umgebung verwendet werden und ersetzt werden müssen. Wenn Sie potenzielle technische Schulden bei der Planung Ihres Budgets nicht ansprechen, kann dies in Zukunft zu einem problematischen Thema werden.
Evaluieren Sie die Möglichkeiten von:
Sie müssen zusätzlich zu den Kosten für den Kauf einer Lösung entsprechende Gebühren und zusätzliche Kosten tragen. Planen Sie außerdem die Kosten für die laufende Verwaltung und Wartung ein.
Leider kann es Wochen dauern, bis Sie genaue und umsetzbare Angebote von Ihren Lieferanten erhalten, daher ist es wichtig, bei der Schätzung Ihrer Preise ausreichend Zeit einzuplanen. Verlassen Sie sich nicht auf zuvor angegebene Gebühren, da sich die Preise bereits innerhalb weniger Wochen, wenn nicht sogar Tage, dramatisch ändern können.
Während die IT-Budgetierung im Jahr 2024 ein sehr herausfordernder Prozess sein kann, sollten die oben genannten umsetzbaren Tipps Ihnen eine solide Grundlage bieten, um sicherzustellen, dass ein IT-Budget ordnungsgemäß auf Ihren IT-Masterplan abgestimmt ist.
Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Teilnehmer einbeziehen, wenn Sie mit der Planung Ihres Budgets beginnen – beziehen Sie alle mit Budgetbefugnissen ein – und halten Sie die Kommunikation zwischen den Teilnehmern aufrecht, um eine ordnungsgemäße Ausrichtung der IT-/Geschäftsstrategie sicherzustellen.
Auch wenn es darum geht, genaue Preise zu sammeln, ist es wichtig, früh zu beginnen und genügend Zeit einzuplanen, da es Wochen dauern kann, bis Sie genaue, umsetzbare Angebote von Anbietern erhalten.
